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Les comptes rendus de CA

Dernier compte rendu

Présents : Bernard, Jean-Yves, Géraldine , Yveline, Emmanuel, Monique, Bouziane

Excusés : Jean-Luc, Linda

Actualités

  • la fête à Sissou Comment faire évoluer la fête à Sissou : quelles améliorations ? Pourquoi et pour quoi cette fête ? (comment inviter plus de Pellerinais?) Réflexion à mener avec les référents des différentes commissions : une réunion préparatoire à cette réflexion est à prévoir plusieurs mois avant la prochaine fête, sujet à mettre à l'ODJ de la prochaine réunion du C.A.
  • Outil informatique Sandrine Falot et Yveline se chargent d'affiner le travail commencé. Samuel propose de regrouper tous les circuits de communication en open source avec dossiers ouverts et fermés et pourrait assurer un accompagnement au long-cours.
  • Hello Asso : récupération d'un avoir peut -être la semaine prochaine
  • Agora du Conseil de Développement de Nantes Métropole du 6 juin : Suite à l'interview de Jean-Luc au 3FS6, c'est Jean-Yves, présenté comme membre du Conseil Coopératif de la Scicasissou, qui s'est chargé de témoigner de son expérience de bénévole.
  • Date de fermeture estivale du 3F6S : samedi 25 juillet, date de réouverture : jeudi 27 août

Relations extérieures

politique envers assos du Pellerin et alentour, potentiel accueil

  • point sur les assos : la LPO et les Grand-mères debout continueront à se réunir (GMD une fois par mois, LPO une fois tous les deux mois).
  • Jazz en Retz : ils iront à l'espace Cassin l'an prochain.
  • Yveline fera le lien avec la municipalité jusqu'à la prochaine A.G.
  • À la demande d'utilisation du café pour un événement de soutien de la flottille pour Gaza, une réponse tardive a été faite. Après discussion entre les membres du C.A., la position est la suivante : le 3F6S peut accueillir un événement de même nature, mais pas l'organiser.

Relations avec la municipalité

C.R. Réunion des assos par la municipalité : à l'avenir, demande de réservation de salle, demande d'autorisation de manifestation et de matériel se feront en ligne sur le site de la mairie.

  • Présence du 3F6S au forum des assos en septembre. Yveline se charge de l'inscription. Restera la question de la présence de bénévoles à cette journée.
  • Demande de Linda de solliciter une salle pour la chorale à la municipalité : le rythme des répétitions étant bimensuelles, cela paraît difficile de faire cette demande.

Autres souhaits : danses de salon : à affiner

Les réseaux

AR44 (animation rurale 44) : le réseau des cafés associatifs 44 dispose de nombreuses ressources, peut accompagner sur le long terme le 3F6S dans différents domaines.

Décision prise d'y adhérer (500 euros annuels) : Emmanuel s'en charge.

Affaires internes

Qui fait quoi ?

Qui répond aux mails adressés au C.A. ? : Emmanuel

Qui représente le C.A. auprès des différents interlocuteurs ? À affiner

Réunion des bénévoles du 26 juin : Géraldine fait un sondage pour connaître le nombre de présents.

  • Point finances recettes de la fête à Sissou : 11860 €
  • dépenses : SCIC et artistes ...: 16774€
  • déficit : 4874€

20264 comptes rendus

  • Points actualités · Les autres points

    Présents : Bernard, Emmanuel, Bouziane, Géraldine, Linda, Yveline, Jean-Yves
    Secrétariat : Jean-Yves

    Points actualités

    • Linda remet sa démission à plus tard et termine les travaux dont elle a pris la direction :
      • Poursuite des travaux inter-commissions avec l’aide de Thomas des CEMEA – réunion prévue le 23 juin à 19h entre les différentes équipes.
      • Suivi des travaux d’installation de la cuisine avec Jean-Luc
    • Linda fait part d’échanges avec des bénévoles sur les tensions entre les membres du CA. Jean-Yves dit avoir entendu ces réflexions avant d'être  administrateur. Il est constaté que :
      • Nous avons une charge de travail importante qui peut nous faire s’opposer sur des décisions à prendre. Toutefois, ces situations ne sont pas synonymes de conflits. Par ailleurs, tous les travaux du CA ne sont peut-être pas de son ressort. Bouziane suggère de modifier les statuts organisant le CA.
      • Il est proposé que cette « mauvaise réputation » soit corrigée lors de la réunion des bénévoles du 26 juin à 20h.
    • La SCIC : Départ de Jean-Marc – Cécile Ferré est élue comme présidente
    • La Fête à Sissou : La préparation se déroule sans problème majeur (se pose la question de l’accès à la piscine – à vérifier auprès de la mairie.)
    • Nicolas (créatif locataire) a proposé - il y a bientôt un mois - de diffuser un documentaire sur la situation à Gaza accompagné d’une collecte (à l’époque pour le convoi humanitaire qui depuis a été refoulé). Outre le fait que l’on répond très tard (illustration d’une organisation encore à parfaire), des avis divergents perdurent sur cette diffusion ou du moins sur la forme selon laquelle elle doit être présentée. Il est décidé que Bernard et Jean-Yves vont rencontrer - au plus vite - Nicolas pour lui faire part des réserves émises et d’envisager l’actualisation de cette opération.
    • Demande d’utilisation du bar en dehors des heures d’ouverture au public après une cérémonie d’obsèques. Il est décidé que si la demande se présente à nouveau, le bar est mis à disposition des proches à condition qu’un bénévole du bar puisse être présent.
    • L’agenda d’utilisation du bar. On ne multiplie pas les rédacteurs, ce serait source d’erreurs et de malentendus. Philippe et Yveline sont les seuls chargés de cette tâche. En revanche, toutes les équipes ont accès à cet outil et sont fortement incitées à en prendre connaissance avant toute décision d’occupation des locaux.
    • La Rencontre des Cafés associatifs de la Région pilotée par l’URFR des PdlL les 2 et 3 octobre 2026 au Germoir des Initiatives Solidaires à Murs-Erigné. Yveline suit l’opération. Nous ne participons pas à sa préparation par manque de disponibilité, mais nous ferons en sorte d’être présents. Ce sujet sera traité en septembre.

    Les autres points

    • Le serpent de mer : Adhésions et cotisations, accueil des nouveaux usagers Plusieurs questions : L’accueil, l’adhésion, la cotisation, l’accès au bar, La tendance au « passe-droit » des anciens (souvent par distraction), l’entraide à l’accueil lors des moments de foule… Il est proposé que ce sujet soit traité lors de la réunion programmée le 26 juin.
    • Organisation des outils de communication
      Longs échanges sur les difficultés rencontrées et les impasses de certaines adresses. Presque tout le monde s’accorde pour constater que le problème n’est pas résolu. Yveline rappelle qu’Hugo a créé un outil qui a été sous- utilisé. Géraldine insiste sur la nécessité de ne pas faire appel aux solutions des GAFA. Plusieurs membres du CA considèrent qu’il ne faut pas utiliser notre adresse personnelle pour les affaires concernant le 3F6S. Après plusieurs échanges et propositions, il a été décidé :
      • De faire appel à Samuel et à Florent pour créer l’outil adéquat permettant à chaque équipe d’avoir un espace de discussions internes à l’équipe et une adresse mail permettant de communiquer à l’extérieur de l’équipe, ainsi qu’une adresse mail permettant d’écrire à tous les bénévoles (comme actuellement), et un accès à l’agenda et aux archives. Emmanuel et Géraldine sont chargés de cette opération.
      • Yveline prend contact avec Sandrine Falot pour lui apporter les
        informations nécessaires lui permettant de classer les archives
        électroniques. Ces archives seront ensuite transférées dans le nouvel outil.
      • Linda voit avec Charles comment ne garder l’adresse actuelle du CA chez le retzien que pour l’usage interne de l’équipe. Elle voit également à ce que tous les messages venant de l’extérieur (via l’adresse du CA sur Gmail, via le site, via la newsletter, via…) atterrissent tous sur cette même adresse Gmail. Solution provisoire avant que le nouvel espace puisse exister.
      • Emmanuel gère cette adresse avec l’aide de Géraldine et fait appel à un autre bénévole pour assurer la gestion des messages lorsqu’il en a besoin.
    • Les repas des bénévoles pris sur les recettes et l’utilisation du bar par les locataires. Question à régler lors de la rencontre du 26 juin. En attendant : rappeler l’encadrement de cette pratique :
      • « Les bénévoles devant être présents au moment d’un des repas de la journée (déjeuner ou diner) ont tout à fait la possibilité de consommer une boisson et l’équivalent de la valeur d’une pizza par personne pris en charge par le bar. En revanche, il faut noter cette dépense sur un cahier et y joindre les justificatifs de paiement. Seules ces personnes sont habilitées à utiliser la caisse du bar.
      • En dehors de ces situations, les bénévoles, comme les locataires, règlent leur consommation comme tous les usagers.»
      • Ce texte est à envoyer à tous les bénévoles (Emmanuel ou Géraldine si c’est elle qui a toujours la main sur le Gmail)
    • Point sur l’organisation de la réunion des bénévoles du 26 juin 2026 : Géraldine envoie un rappel de cette réunion et sollicite à nouveau les sujets désirant être traités dès qu’elle reçoit les questions qui se posent déjà (au plus vite)
    • Le CA se dote d’une fiche de missions :
      • Mettre en œuvre les décisions de l’Assemblée Générale
      • Favoriser les actions des bénévoles entrant dans le cadre du projet associatif en leur apportant les soutiens nécessaires et les moyens adéquats
      • Harmoniser l’ensemble des actions afin qu’elles puissent cohabiter entre elles
      • Être le gardien des valeurs exprimées dans la Charte des valeurs sous tendant les actions
      • Gérer les ressources matérielles et financières de l’association, être prévoyant et soucieux de l’équilibre budgétaire.
      • Représenter l’association auprès de tout adhérent et de toute personne ou entité extérieure à l’association.
    • JY souhaite que les délégations et les services soient dotés d’une fiche de missions. Il souhaite également que chaque commission élabore la sienne. Il pense que la délégation hébergement n’a pas d’utilité telle qu’elle est (n’est pas) utilisée. Il reste l’interlocuteur des locataires.
    • Yveline fait noter que nous avons peu de démarche active vers l’extérieur, peu de contact avec les associations locales, et rappelle que le lieu leur est ouvert. Ce sujet sera traité au prochain CA.
    • Pas de point financier cette fois-ci
    • Date du prochain CA : Jeudi 18 juin 18h30 chez l’un d’entre nous.
  • Tour de table · L'intercom · Bilan du tournage super positif ! · Infos sur l’organisation de la fête à 6 sous · Point sur l’évolution des…

    Présents : Monique, Jean-Luc, Bernard, Aurélie ( partie à 20h ), Linda, Géraldine, Yveline, Jean-Yves, Mélodie, Charles, Emmanuel ( arrivé à 20h15 ). Claire et Bouziane viennent assister au CA.

    Secrétaire : Mélodie

    Maître du temps : Jean-Yves

    1 - Tour de table

    Météo des présents et annonce de 3 Démissions : Charles, Mélodie, et Linda (qui termine cependant les missions sur lesquelles elle est déjà engagée donc continue au CA pour le moment)

    Entrantes : Aurélie, Yveline.

    Potentiellement entrants : Bouziane et Claire.

    2 -  Présentation des travaux réalisés par Charles et Géraldine sur la « galaxie » du 3f6s. Explications sur la démarche et constat des problématiques.

    Une demande d’aide extérieure est faite suite à ce constat. (cf point 3)

    3 - L'intercom

    Point d’éclaircissement de Linda sur cette entité qui a pour vocation de rassembler les référents de toutes les équipes.

    Relance du projet sous sa forme initiale, entraînant, nous l’espérons, une facilitation de la communication interne.

    Dans ce sens, Mélodie répond au mail de Carole Anne sur ce sujet pour la mettre en lien avec Linda.

    Le travail qu’avait prévu de lancer Marion, Olivier, Jean-Marc et Linda en parallèle concernant ces problèmes de communication ne semble plus représenter une réponse aux problématiques détectées.

    Là encore, une demande d’aide extérieure est faite.

    Linda est en lien avec la CEMEA qui nous a proposé ce type d’accompagnement. Nous votons « pour » à l’unanimité.

    La décision de « remise à plat » de l’ensemble des documents concernant le 3f6s est actée également, partant du constat que trop de ressources sont mal stockées et donc difficilement utilisables par tous.

    Yveline se lance dans le pilotage de ce travail.

    4 - Bilan du tournage super positif !

    Merci à Linda d’avoir impulsé cette dynamique et géré les différents bénévoles présents. Le voisinage s’est investi pour faciliter l’organisation de l’équipe de tournage.

    La production du film demande que l’on rédige une facture d’une 60aine d’euros concernant le paiement de boissons au bar, l’équipe finance s’en charge.

    5- Infos sur l’organisation de la fête à 6 sous

    RAS pour le moment, ça suit son cours

    6 - Point sur l’évolution des projets menés par L’AJI (la Montagne et Saint-Jean de boiseau ) en partenariat avec le 3f6s.

    Les jeunes et leur(s) animateur/trice(s) proposent des animations à partager à tous, intergénérationnelles et inclusives.

    L’idée est de leur laisser le lieu 1x/mois, le mercredi, chapeauté par l’équipe animation.

    Il nous semble nécessaire qu’un bénévole, bar ou autre, soit présent lors de ces animations, l’équipe animation s’engage à gérer les dates de présence avec un de ces bénévoles.

    Monique serait ok pour être cette bénévole.

    Ils devraient également participer à la fête à sissous avec leur radio.

    7 - Les propositions artistiques des coworkers listées par Jean Yves (en PJ) nous plaisent toutes, nous souhaitons donc les laisser choisir. Avec une préférence d’Yveline pour -quand la proposition artistique s’y prête- tout ce qui facilite le lien entre le dedans et le dehors, entre le 3f6s et la commune.

    8- Préparation et organisation de la réunion de tous les bénévoles.

    QUOI : L’odj doit venir des bénévoles, il va donc être demandé aux référents de chaque commission, de noter les demandes des bénévoles et de les transmettre au CA afin d’en sortir une liste utilisable pour l’occasion.

    Quand : Le vendredi 26 juin à 19h30 ( il sera nécessaire de demander à Pell’Mêle de fermer la petite épicerie une demi-heure plus tôt !)

    QUI : Géraldine, Bouziane et Jean-Yves.

    9 - La gestion des mails reçus depuis le site internet ainsi que ceux envoyés directement au CA sera prise en charge par Emmanuel et Jean-Luc.

    10- Nantes métropole nous a envoyé une demande pour prendre part à une Agora le samedi 6 juin sur la thématique : « Prendre soin de l’engagement citoyen » .

    Jean-Yves se propose pour prendre part à la « bibliothèque vivante » qui aura lieu à cette occasion.

    Mélodie rédige la réponse à envoyer au conseil de développement de NM.

    11 - Le réservoir de Sainte-Pazanne souhaite faire intervenir des membres de l’animation de la « chanson de midi » pour leur anniversaire qui aura lieu le 13 juin cette année.

    Réponse positive de l’équipe.

    Mélodie est en contact avec le réservoir à ce sujet.

    12 - Charles nous fait un point sur le traitement des données du questionnaire envoyé aux adhérents pour le compte de « campus fertile ».

    Entre 150 et 200 réponses environ ont pu être collectées, et sont encore en phase de dépouillement.

    13 - Finances.

    Emmanuel nous fait le bilan à mi-année.

    Tout se passe bien, les recettes du bar correspondent à 83 % du CA de l’association. Les bénéfices s’élèvent à 13 583 euros depuis septembre 2025.

    14 - Une proposition a été faite au secteur associatif du Pellerin pour prendre part à l’équipe du CCAS de la commune.

    Nous déclinons la proposition, n’étant pas sûr de rentrer dans le cadre « solidaire et social » que ça implique d’une part et par manque de temps et de force vive disponible d’autre part.

    15 - La mise en place d’un budget par commission n’est pas souhaitée par la majorité des membres du CA.

    Les demandes de fonds continueront d’être étudiées au cas par cas.

    16 - Framagenda.

    Deux personnes administrent cet outil : Yveline et Philippe.

    Il est nécessaire de vérifier absolument les disponibilités avant de proposer des dates d’animation.

    Les points traités incomplètement (2, 3, 8, 9, 10) le seront le 13 mai.

    Fin de la réunion à 22h

    Prochain CA Mercredi 13 mai à 18h.

    PS : choisir des dates sur les semaines paires pour qu’Aurélie soit présente.

  • Réseaux des Cafés, cantines associatifs (Yveline) · Compte-rendu de l’étape de travail sur la communication interne au 3F6S · Démission de…1 image
    • Étaient présents : Géraldine, Monique, Linda, Emmanuel, Jean-Luc, Jean Yves, Bernard et Charles
    • Était excusée : Mélodie
    • Était invitée : Yveline

    1 – Réseaux des Cafés, cantines associatifs (Yveline)

    C’est Yveline qui vient nous faire un petit rappel de l’organisation de ces réseaux qui sont animés au niveau départemental par Animation Rurale 44.
    En 2021, un collectif de cafés associatifs a été lancé à l’initiative de quatre associations membres du réseau d’AR44.
    Entre 2019 et 2021, A l’abord’âge (Nantes), l’Equipage (Bouaye), le Labo (Le Loroux-Bottereau), le Zinc de trèfle (Nantes) et la Fédération Animation Rurale 44
    travaillent conjointement à la mise en place d’un collectif départemental de cafés et cantines associatifs.
    Ce réseau occupe une place particulière à AR44 car il regroupe des associations membres mais aussi non-adhérentes à la Fédération.

    Objectifs de ce collectif :

    • Échanger ensemble autour de problématiques communes (formation des bénévoles, relations avec les collectivités, etc.).
    • Construire un annuaire des cafés et restaurants associatifs de Loire-Atlantique.
    • Promouvoir la pertinence de ces établissements dans les communes et quartiers.

    Au niveau Régional, c’est l’Union Régionale des Foyers Ruraux qui anime des événements autour des cafés et cantines associatifs. Des réunions en visio sont organisées 2 fois par an.

    En 2025, l’URFR a organisé du 17 octobre au 24 novembre les « Portes ouvertes des cafés et bar associatifs” qui est consultable là : https://www.calameo.com/books/00028406855c70d25145d

    La même chose est prévue pour 2026 dans le cadre du « mois des cafés associatifs». Emmanuel transmettra à Yveline les infos pour cet événement Fin septembre 2026 ou début octobre, une rencontre est prévue sur 2 jours à Mur-Erigné (49) en présentiel pour laquelle le 3F6S proposerait le thème de « l’alcoolisme : comment gérer ? ».

    Les membres du CA se prononcent favorablement à ce que le 3F6S se rende à ce WE. Ce sera Yveline et un membre du CA qui représenteront le 3F6S.

    Au niveau national, le Réseau des épiceries, cafés culturels, cantines en associatif fonctionne avec des plénières-rencontres et forums pour les orientations – au moins une par année - et un bureau élu par une plénière pour le fonctionnement quotidien animé par un poste salarié.
    Il organise des services pour tous, des solidarités, des formations et accompagnements, des partenariats et s’affirme comme lieu-ressource pour toutes les associations adhérentes.
    Lorsque la plénière décide d’une orientation ou d’une nouvelle action, une commission de bénévoles de différents épiceries/cafés/cantines volontaires est mise en place jusqu’à réalisation.
    Le site de ce réseau (https://resocafecantineasso.fr/la-vie-du-reseau/) offre de nombreuses ressources très utiles pour la création, la gestion et l’organisation d’un établissement associatif.

    Emmanuel informe le CA que Pell’Mêle a adhéré à ce réseau.
    Le CA décide, après l’info d’Yveline comme quoi le 3F6S n’était plus adhérent à ce réseau, de payer la cotisation pour 2026.

    Le 3F6S avait été approché pour participer à la mise en œuvre d’un logiciel de compta/gestion adapté aux cafés, épiceries et cantines associatifs mais aucune suite n’avait été donnée à cette proposition. Aussi, le CA a pris la décision de s’engager dans ce projet et va donner suite à la proposition. Emmanuel sera le représentant du 3F6S.

    2 – Compte-rendu de l’étape de travail sur la communication interne au 3F6S

    (Géraldine et Charles)

    Charles présente le travail effectué avec Géraldine et précise que ce n’est qu’une première étape de travail qui a consisté à recenser le plus exhaustivement possible tous les outils de communications internes qui sont utilisés (ou pas) à ce jour par les différentes « planètes » de la galaxie 3F6S.
    Ce recensement est composé de 4 grandes thématiques :

    • Les adresses mails et les listes de diffusion
    • Les réseaux sociaux (WhatsApp, Signal)
    • Les espaces de stockage (cloud)
    • les autres médias (tableau des permanences BAR, trombinoscope, guide du
      bénévole, etc.)

    Ce recensement est consultable là : https://cloud.retzien.fr/index.php/s/HPGcaTAWeHLWeFB
    Certains de ces outils ne sont jamais ou plus utilisés et une suppression pure et simple est proposée.
    Concernant la poursuite du travail, il s’agirait de rencontrer chaque « planète » et de proposer une grille de travail sur la communication interne au-delà des outils. Géraldine et Charles vont travailler sur cette grille et la proposer dans un 1er temps au CA qui sera un peu le cobaye de cette démarche.

    NB : ce qui n’a pas été dit lors de la réunion – Jean-Marc, Marion et Olivier ont engagé un travail qui se rapproche beaucoup de ce que le CA a entrepris sur la communication interne du 3F6S. Question : le CA est-il d’accord pour leur transmettre notre 1ère étape de travail et peut-être les associer à la suite ?

    3 – Démission de Charles et relations CA/Groupes du 3F6S

    Charles a décidé de démissionner du CA mais avant cela, il propose au CA de terminer le travail engagé sur la communication interne. Le CA est d’accord avec ça. Emmanuel évoque les difficultés de communication au sein du CA et la pression des messages, la surenchère des échanges par mail et WhatsApp.
    Sont évoquées également les difficultés de gouvernance au sein de l’association. Emmanuel évoque l’idée d’embaucher pourquoi pas un salarié à temps partiel dont les missions seraient axées sur la coordination et la médiation car il y a beaucoup de tâches à accomplir et certains bénévoles sont en surrégime.

    Il faudrait savoir quels groupes de l’asso sont concernés par ce phénomène de surchauffe. Peut-être que l’inter-commissions peut proposer des solutions pourquoi pas avec l’aide d’une médiation ?
    Le constat est que le CA n’est pas assez nombreux (8 membres) et n’a pas forcément les compétences nécessaires pour solutionner certains problèmes liés à la gouvernance. Il est décidé d’envoyer un mail de « recrutement » d’au moins 4 bénévoles pour rejoindre l’équipe. Charles va envoyer ce mail. A ce jour de la rédaction du CR, Aurélie et Yveline ont exprimé le souhait de rejoindre le CA. Peut-être faut-il leur répondre ?
    Il est rappelé que le CA prend des décisions légitimement. S’ensuit un débat sur les décisions prises par le CA et sur les rapports entre le CA et les autres groupes du 3F6S. Suite à cela Jean-Yves exprime son trouble à ce sujet et, prenant exemple sur la décision prise pour le tournage du film au 3F6S, précise l’importance que tous les bénévoles et les groupes soient concernés et consultés en amont pour certaines décisions que doit prendre le CA.

    A ce sujet, Jean-Yves a commis un document sur « à quoi sert le CA ? » qui est consultable là : https://cloud.retzien.fr/index.php/s/FbEE5txan2DKRfW
    Un débat se déroule ensuite sur la proposition qui a été faite d’une réunion de tous les bénévoles du 3F6S. Force est de constater que le rôle du CA, les difficultés de se positionner par rapport aux groupes, les difficultés de communication, la charge de travail entraînent ce type de dysfonctionnement. La question d’un audit de l’asso est évoquée.

    Sommes-nous correctement outillés pour assurer un fonctionnement optimal de notre association ?

    Suite à toutes ces questions, il est proposé de se rapprocher d’une personne compétente en matière de gouvernance et d’organisation des associations qui pourrait intervenir de manière ponctuelle. Jean-Yves va contacter une connaissance à lui et il est proposé de contacter Carole-Anne qui avait déjà évoqué une de ses connaissances compétente dans ce domaine.

    4 – Service financier (Bernard, Monique, Jean-Luc et Emmanuel)

    L’organisation du service financier est le suivant :
    Jean Luc et Bernard :

    • Encaissement des recettes bar
    • Paiement par chèque ou virement des factures
    • Relations avec le crédit mutuel

    Monique et Emmanuel :

    • Saisie en compta (Recettes par Monique, Dépenses par Emmanuel)
    • Suivi des loyers (Monique)
    • Compte de résultat et bilan (Emmanuel)

    Réunion trimestrielle pour passation des factures et petits ajustements

    5 – Réunion des bénévoles du 3F6S

    Le CA s’est engagé à l’organiser mais actuellement il est relativement débordé et cette réunion se fera dès que possible. Le sujet sera abordé de nouveau au prochain CA d’avril.

    6 – Coworkers

    Pour les locataires de l'étage, laisse-t-on la clause du bail professionnel demandant une attestation d'assurance en responsabilité civile professionnelle?" La réponse est "Oui".

    Par ailleurs, concernant le créneau du mardi qui est réservé pour Momette, qu’en est-il de ses souhaits et projets pour l’occupation de l’espace ? Jean-Yves revoit cela avec elle.
    NB: Momette, contactée depuis, n’est pas certaine de conserver cette utilisation. Si elle décide de poursuivre, elle donne ses propositions de production et de cotisation au plus tard le 17 mars 2026

    7 – Organisation de la Fête à Sissou – Edition 2026

    Actuellement, Monique, Jean-Luc, Bernard et Jean-Yves participent aux réunions de préparation. Bernard présente le programme qui est quasiment bouclé. Le budget approximatif est de l’ordre de 7100€. Le CA a validé ce montant.

    Tous les artistes de l’étage - dont la nouvelle occupante, Sara, ont proposé de répondre aux besoins du 3F6S entre autres pour la fête à Sissou. Mais entre temps Marion s’est proposée également. Les calicots ont été collectés par Charles qui les portera chez Teeshirtmania pour poser les dates de la Fête (30 et 31 mai 2026).

    8 – Enquête de Campus Fertile sur les habitudes alimentaires en milieu rural

    Cette enquête menée par des étudiants en Géographie entre dans le cadre du projet de Caisse Commune de l’Alimentation porté par l’Association Campus Fertile. Charles propose d’adresser ce mail aux adhérents du 3F6S. Le CA est OK

    9 – L’alcool au BAR

    Création d’un groupe de réflexion sur « l’alcool au BAR » auprès des référents BAR. Bernard et Jean-Luc se proposent pour contacter les référents et constituer ce groupe.

    10 – Demande de Pell’Mêle (Emmanuel)

    Pell’Mêle souhaiterait disposer d’un affichage (papier ou tableau) pour les propositions et demandes d’ateliers. Le CA est OK et propose le tableau qui est à côté du coin cuisine pour cela.

    11 – Prochain CA

    Le mercredi 8 avril à 18h00 au 3F6S

    (à confirmer suivant l’emploi du temps d’Emmanuel)

  • Bilan de l’utilisation du TPE (Jean-Luc) · Modification de l’article 3 (alinéa 2) des baux professionnels (Jean-Yves) · Point d’étape sur la…1 image

    Points à l’ordre du jour :

    • Bilan de l’utilisation du TPE (Jean-Luc)
    • Quid des obligations réglementaires et législatives en matière de productions (œuvres ?) des artistes qui occupent les étages du 3F6S. Révision du 2ème alinéa de l’article 3 de la
    Convention de bail professionnelle récemment proposée (Jean-Yves)
    • Compte-rendu d’étape du travail sur la communication interne du 3F6S (Géraldine et
    Charles)
    • Sécurité dans le café (qui fait quoi ?) Linda → Mail d’Emmanuelle du 21 janvier (Linda)
    • Prêt du lieu aux associations et pas que (Linda)
    • Organisation du 3F6S (Charles)
    • Échanges sur l’article OF du 22 janvier 2026
    • Quid de la recherche d’un.e comptable
    • Point sur les finances (Emmanuel)
    • Les hébergements (Jean-Yves)
    • Rencontre avec l’AJI (Linda)
    • HelloAsso (Emmanuel)

    1 – Bilan de l’utilisation du TPE (Jean-Luc)

    Cela fait plus de trois mois que le TPE est en utilisation au 3F6S. Son utilisation représente environ 1/3 des recettes du bar.
    Depuis le 1ᵉʳ septembre 2025 le bar a fait 4286€ de recettes pour un coût d’approximativement 60€ (pourcentage sur les recettes) et environ 90€ (3 mois d’abonnement), soit un coût total de 150€ sur les 3 mois.
    Sur 1 an d’activité du bar, on peut dire que les recettes seraient de l’ordre de 17000€ avec un coût global du TPE de 600€, soit 3,5 % des recettes.
    À noter que le TPE est très sollicité à des moments très particuliers (ex : karaoké) lorsque le bar reçoit des gens non habitués du lieu.
    Vote sur la poursuite de l’utilisation du TPE au 3F6S : 5 pour et 3 abstentions, donc ON CONTINUE !

    2 – Modification de l’article 3 (alinéa 2) des baux professionnels (Jean-Yves)

    L’alinéa 2 de l’article 3 du bail professionnel proposé aux coworkers du 3F6S était rédigé comme suit :
    « Par ailleurs, le/la locataire proposera une production intégrée ponctuellement ou de façon permanente dans les activités de l’association. Avant leur réalisation, les œuvres seront proposées au Conseil d’Administration qui les validera. »
    Il est proposé au CA d’adopter la rédaction suivante :
    « Par ailleurs, le/la locataire proposera une production intégrée ponctuellement ou de façon permanente dans les activités de l’association. Avant leur réalisation, les productions seront proposées au Conseil d’Administration qui les validera. »
    À noter que l’ensemble des coworkers est d’accord avec cet alinéa. La modification de l’alinéa tel que proposé par Jean-Yves est adopté à l’unanimité.

    3 – Point d’étape sur la communication interne au 3F6S (Géraldine et Charles)

    Jusqu’à présent un inventaire non exhaustif de tous les outils de com interne a été fait. Force est de constater que certains sont inutilisés et d’autres sont en doublon avec des informations non complètes. Le travail fastidieux n’est pas encore terminé.
    Une première ébauche de l’inventaire a été rédigée, mais elle doit être complétée et elle doit faire l’objet que questions au CA sur la pertinence du maintien ou non de tel ou tel outil.
    Il est demandé au CA de reporter le rendu définitif de ce travail à la prochaine réunion. Le CA est d’accord.

    4 – Point Sécurité (Linda)

    Linda rapporte que lorsqu’il y a beaucoup de monde au café (ex : certaines animations ou soirées), les bénévoles présents ne sont pas bien au fait des principes de sécurité qui sont à adopter en cas d’incident (positionnement des extincteurs, issues de secours, etc.). La question qui se pose, c'est comment évacuer rapidement les gens en toute sécurité s’il y a un problème.
    La réponse du CA est qu’il faut que chaque bénévole (bar et autres commissions) soit briefé sur :
    • l’emplacement des 3 extincteurs répartis dans les locaux
    • le fait que lorsqu’il y a une animation ou soirée qui amène du monde dans le  lieu, il faut que les 3 issues vers l’extérieur soient ouvertes (porte principale, porte PMR et porte rue du Château) et que la porte donnant accès aux étages soit fermée en s’assurant auparavant qu’aucun coworker ne soit présent.

    Nous rappelons que le 3F6S a été contrôlé par la SDIS44 lors de son ouverture. Récemment, un ancien pompier de Paris propose d'être bénévole au 3F6S. Nous l’accueillons avec plaisir.

    5 – Accueil des associations dans le 3F6S (Linda)

    Certains membres du CA nous font part du fait qu’ils n’approuvent pas qu’une association vienne faire son AG suivie d’une fête en consommant de la bière (achetée au 3F6S à prix coutant) au bar.
    Cela s’apparente à une soirée privée.
    Après discussion, il ressort qu’il semble difficile de remettre en cause ce qui est devenue quasiment une habitude. Aussi, il sera demandé à l’avenir à l’association de payer sa bière, non plus au prix coutant, mais à un prix qui sera un peu plus conséquent.

    Par ailleurs, le CA est OK pour le moment avec ce fonctionnement, mais il sera nécessaire de reconsidérer ce mode de fonctionnement si jamais d'autres associations font la même requête.

    6 – Organisation du 3F6S (Charles)

    Charles a proposé un organigramme (style « galaxie » comme ce qu’avait proposé Ghislain) accompagné d’un tableau avec les coordonnées de tous les référents de commissions, délégations et services support. Ces documents sont sur le drive du 3F6S : à cet endroit-là et seront partagés avec le groupe Jean-Marc, Marion et Olivier qui travaillent sur l’organisation générale du 3F6S.

    7 – Echanges sur l’article Ouest-France du 22 janvier 2026

    Tout le monde s’accorde à dire que cet article est susceptible de créer un amalgame entre le 3F6S et la liste citoyenne qui se présente aux prochaines élections municipales.
    La photo de l’article n’est pas pertinente du tout et certains propos sont abusifs et ne reflètent pas la réalité des choses.
    Linda et Jean-Luc proposent de faire un droit de réponse au journaliste qui a rédigé l’article, mais après discussion, cela semblerait inefficace, car on serait confronté à la liberté d’expression de la presse. Du coup, il est décidé de rédiger un post sur le Facebook du 3F6. Emmanuel va nous proposer un texte.

    8 – Quid de la recherche d’un.e comptable ?

    Toutes les recherches menées par Géraldine, Bernard et Mélodie ont été infructueuses, mais le CA propose de rester tout de même en veille sur ce point. Monique et Emmanuel utilisent l’outil de comptabilité de Jean-Yves qui fonctionne très bien et ils s’en sortent sans problème en collaboration avec Bernard et Jean-Luc.
    Le réseau des bars associatifs avait envoyé un mail disant qu’il était en cous de mise au point d’un outil de compta destiné aux cafés associatifs. Cet outil était en cours d’élaboration. Emmanuel va prendre contact pour savoir l’état d’évolution du projet.
    Il va falloir résilier notre abonnement à Macompta.fr après avoir récupéré tous les éléments qui ont été enregistrés sur cette plateforme. Emmanuel s’en charge.

    9 – Point sur les finances (Emmanuel)

    Emmanuel nous présentent un point sur les finances du 3F6S entre le 1er septembre et le 31 décembre 2025 (cf. tableau ci-contre)

    Vu le montant qui est sur le compte courant (de l’ordre de 26000€), Jean-Luc propose au CA d’ouvrir un Livret A auprès du Crédit Mutuel.
    Le CA est d’accord sur cette proposition et mandate Jean-Luc de faire les démarches auprès de la banque.

    10 – Les hébergements au 3F6S (Jean-Yves)

    Jean-Yves demande au CA de le mandater pour s’occuper des hébergements au 3F6S. Vote à l’unanimité moins 1 abstention.
    En dehors des coworkers qui occupent les étages, sont hébergées au 3F6S :
    • L’association Essen’Ciel (vernissages, expos, ...)
    • L’Association Pell’Mêle (petite Epicerie) qui paye 650€/an de cotisation au 3F6S
    Se pose la question de Momette qui vient de manière régulière (tous les mardis de 11h00 à 17h30). Le CA propose, dans un souci d’équité avec les coworkers, que Momette puisse fournir une production (expo ou autre) et puisse payer une cotisation modique pour « officialiser » sa présence récurrente dans le lieu. Jean-Yves va la contacter pour lui faire ces propositions.

    11 - Rencontre avec l’Association Jeunesse Intercommunale (AJI)

    Linda a été récemment en contact avec la Directrice et des ados de l’AJI dont certains sont venus au 3F6S et ont été séduits par le lieu et ce qu’il offrait. Du coup, ces ados ont eu plein d’idées d’animations ou de projets (voir ci-dessous). De plus, ils proposent qu’un mercredi après-midi par mois, ils puissent se réunir et proposer à d’autres ados de se rencontrer et faire des choses ensemble sous la surveillance d’adultes. La Directrice de l’AJI va, par ailleurs, rencontrer les responsables de l’Espace Jeunes de la mairie pour voir comment travailler avec cette structure.
    Le CA trouve que l’idée est très intéressante, mais qu’elle demande à être un peu creusée pour mettre en place une organisation en lien avec l’AJI et la Commission Animation du 3F6S. Pour ce qui est de la récurrence du mercredi après-midi mensuel, un test sur trois mois pourrait être fait pour voir comment cela fonctionne.
    Propositions des ados de l’AJI (notes de Linda) sachant que rien n’est actuellement décidé et qu’un travail avec d’autres commissions du 3F6S est nécessaire.
    •Stand Up
    • Atelier de confection de pin’s
    • Ateliers lecture, dessin, maquillage
    • Web Radio – projet d’interview au café et auprès d’habitants un jour de marché
    • Expo photos et dessins
    • Participer à l’organisation et à l’accueil d’un concert un soir
    • Organisation d’un grand jeu type « Loup Garou »

    Le CA valide le fait que la Commission Animation gère, outre les animations en soirée, tous les petits événements tels que ceux proposés par l’AJI.

    12 – Compte HelloAsso (Emmanuel)

    Le 3F6S a des sous à récupérer sur le compte HelloAsso mais les identifiants de connexion ont été perdus. Ce compte avait été créé par Nicolas, donc Monique et Emmanuel vont se rapprocher de lui pour savoir s’il a ces identifiants en sa possession.
    Si ce n’est pas le cas, nous avons la ressource de Marius (fils de Mélodie et Didier) qui travaille chez HelloAsso et à qui nous pourrions exposer notre problème. Monique et Emmanuel s’en chargent.

20257 comptes rendus

  • Acquisition d’un TPE (paiements par CB) · Occupation des bureaux · Créneaux BAR des jeudis et vendredis soir · Travaux divers · Départs du…

    Présents : Linda, Denis, Brigitte, Jean-Luc, Bernard, Charles

    Excusés : Hugo, Philippe, Mathilde

    1 - Acquisition d’un TPE (paiements par CB)

    Bernard a fait le nécessaire auprès de la banque.

    Le TPE sera installé semaine 40.

    Le coût de cet outil est de 31€/mois + 0,7 % de chaque opération

    Nécessité d’informer les bénévoles :

    • Avec une info dans la lettre des nouvelles

    • Avec une formation aux bénévoles BAR

    2 – Occupation des bureaux

    Rien n’est vraiment encore décidé.

    Denis regarde les diverses décisions prises, notamment celles de l’AG 2023 (je n’ai pas retrouvé le CR de cette AG)

    En pièce jointe à ce CR, vous trouverez des infos concernant ces revalorisations 3 – Départ de Pascal LACROIX (botaniste)

    Le 22 septembre dernier, Pascal a émis le souhait de quitter le bureau qu’il occupe au-dessus du 3F6S. Son départ théorique est donc au 22 décembre maxi.

    Le CA propose :

    • De faire une réponse au mail de Pascal

    • De lancer une annonce pour signaler un espace de bureau libre

    • De programmer avec lui une date de remise des clés dès que le 3F aura trouvé un.e remplaçant.e

    4 – Créneaux BAR des jeudis et vendredis soir

    Il est IMPORTANT d’insister sur le fait que les derniers créneaux BAR des jeudis et vendredis soir soient MIXTES (1 homme et une femme)

    5 – Travaux divers

    • CUISINE – Linda envoie au CA le plan et le devis de travaux

    • PORTE D’ENTRÉE – Les travaux se feraient en novembre/décembre

    6 – Départs du CA

    Au 23 septembre :

    • Denis, Linda, Mathilde, Hugo et Philippe ont émis le souhait de quitter le CA • Nicolas ne peut plus être présent

    • Restent au CA : Bernard, Jean-Luc, Brigitte et Charles

    • Certain.e.s adhérent.e.s ont émis le souhait de rejoindre le CA, mais nous en saurons plus lors de la prochaine AG

    Clairement, le CA est en plein renouvellement et doit impérativement être étoffé avec du sang neuf, car ses taches ne sont pas anodines et permettent de faire tourner cette belle machine qu’est le 3F6S Une idée du CA est de consolider les réunions de référents des diverses commissions de manière à alléger un peu les travaux du CA qui devrait plus avoir un rôle de coordinateur. L’AG devra acter un nouveau CA

    Charles va composer une affiche du type « Wanted ! »

    7 – Framagenda

    Le CA demande à ce que le Framagenda puisse être ouvert en écriture à certains bénévoles (référents, certains membres du CA) qui ont la nécessité d’y inscrire des choses. Philippe et/ou Yveline fera l’ouverture en écriture à qui le demandera.

    8 – Lettre des nouvelles

    Marion a exprimé le souhait de passer la main pour la composition de la lettre des nouvelles du 3F6S. Anne-Cécile, après rencontre avec Marion, s’est proposée pour reprendre cette tâche jusqu’à l’AG.

    Aussi, le CA propose de :

    • Faire une annonce lors de la prochaine AG pour trouver un.e bénévole capable de prendre de manière pérenne cette tâche

    • Composer cette lettre des nouvelles toutes les 2 semaines

    • Réaliser une affiche type « Wanted ! » → Charles

    9 – Demande de l’association Pell’Run

    Hugo de Pell’Run a contacté Charles pour demander à occuper le bar le 12 novembre prochain pour une réunion de leur association et un pot qui suivra.

    Le CA donne son accord, mais la demande d’Hugo sur les 2 fûts de bière et les 150€ que l’asso versera au 3F6S n’est pas claire. Denis va se rapprocher de Hugo pour clarifier la demande.

    10 – Nouvelle date de l’AG

    L’AG initialement prévue le 5 octobre est décalée au 9 novembre à 10h00 au 3F6S. Marion a été prévenue.

    FIN DU CA À 22H15

  • Dates fermeture estivale

    Présents : Charles, Bernard, Linda, Philippe, Denis

    • Dates fermeture estivale

    Fermeture 26 juillet après le service, demander à l’équipe ménage pour le 27/07 Ouverture le vendredi 22 aout, prévoir communication à l’équipe bar pour l’organisation

    • Date AG: 4 ou 5 octobre ?

    Dimanche 5/10 à 10h chez Bernard et Yveline

    • Les loyers : échéances ? Baux ? Etc

    Suite mail JYG sur la mise en garde, Bernard en reparle à JYG demain, ils mangent ensemble. Clarification nécessaire

    Dans l’idée, mise en place dès septembre.

    • Proposition théâtre forum Delphine sur violences sexistes

    Linda se renseigne sur la proposition de Delphine exactement, il nous manque des infos pour traiter le sujet.

    Est-ce une action bénévole ? Quel est le format ?

    Dans l’idée, on est favorable

    • MàJ Sujet Lorenzo

    Bernard a parlé avec Lorenzo, il y a eu recadrage. (ce n’est pas la 1ʳᵉ fois) Bernard n’avait pas toutes les infos, il va compléter l'échange prochainement. Il faut insister sur le couple mixte obligatoire (minimum 1 homme). 

    • Participation Ehpad 3f6s

    Kezako ? reporté au prochain avec + de monde

    • Groupe de travail : être une femme au 3f6s

    Kezako ? reporté au prochain avec + de monde

    • Newsletter : passage à fréquence mensuelle ?

    Marion passe la main, personne pour remplacer pour le moment.

    Les adhérents sont favorables à la fréquence hebdomadaire… Mais tout dépend de la personne qui prendra la main.

    Point à valider avec les concernés. Il faudra travailler avec Anne-Cécile. Il faudra s'assurer de bien centraliser les informations.

    • Nouvelles concernant le TPE ?

    Bernard ne s’en est pas occupé encore, ce sera fait pour septembre.

    Écriture d'une procédure pour l'utilisation ? Formation des référents bar ? Tout dépend du modèle retenu.

    Une fois qu’on aura le TPS, réalisation d’une vidéo “tuto” qui sera diffusé à l’équipe des bénévoles. Une procédure illustrée sera réalisée par Charles à la rentrée.

    • Travaux de la cuisine ! Quand ? Comment ? Budget ?

    La commission cuisine travaille le sujet précisément et fera une proposition au CA. (Denis est ok pour faire une 3D)

    • Départs à surveiller ?

    Luc B quitte la référence BAR, le CA y est sensible. On aimerait l’accueillir pour comprendre et clarifier. Charles fait un frama.

    • Char 3f6s pour big boiseau( retour )

    C’est validé, le 3f6s est inscrit. Ce sera avec le banc de Simon, une 1ʳᵉ réunion a eu lieu. Il y aura des petits achats 50/60 €…. Pas de pb pour financer.

    • Augmentation de la cheffe de chœur ?

    Depuis le début (3 ans) Magalie est au tarif de 70 €/heure.

    La Chorale est en autogestion, le CA ne prend pas part.

    • Une place pour les remerciements dans les CR du CA ? (Cf mail Christine partagé par Hugo avec sa réponse)

    Non, chaque commission prend en main et remercie ses bénévoles.

    Qui remercie le CA ?

    • Enquête “entre soi” résultats et analyse d’Emmanuelle

    Quinze réponses.

    Deux documents, résultats bruts et analyse d’Emmanuelle.

    Charles a lu, c’est plutôt positif et engageant.

    On se l’approprie et on en reparle au CA de septembre.

  • Accès et nouveau drive général pour le CA ! Tant pis, c'est Google ! · Bénévolants · Ardoise Max : 50€ · Réu coordination · Espace jeune…

    1 / Accès et nouveau drive général pour le CA ! Tant pis, c'est Google !

    L’objectif est d’archiver et d’avoir un outil de travail collaboratif (le tableau permanence bar par ex).

    Hugo a créé le drive avec les différents dossiers, il l’utilise depuis un moment

    Actuellement, il est hébergé sur le compte Gmail d’Hugo

    Charles se propose de former les utilisateurs au besoin.

    Voir avec Nico L s'il a créé le compte, on lui demande s'il est Ok pour déployer, avec Hugo et Charles.

    Objectif : mise en place pour la rentrée.

    2 / Bénévolants

    Création d’une équipe ressource pour des coups de main ponctuels

    L’idée vient de l’équipe Prog. D’autres commissions ont besoin de coups de main ponctuels

    À ce titre, les personnes souhaitant s’investir ponctuellement, ou en essai, peuvent se manifester auprès des référents. (contacts au bar)

    Tous les bénévoles sont égaux, 1 personne = 1 voix, nous sommes tous égaux, peu importe le temps investi et l’ancienneté dans l'asso.

    Le CA a statué sur les ardoises du bar : le carnet s'adresse à TOUS les bénévoles. => après vérification des CR d’AG ainsi que CA par Hugo, c'était bien pour tous les bénévoles à l’origine, ça a glissé par mégarde lors d’un renouveau du carnet d’ardoise.

    Ardoise Max : 50€

    3 / Réu coordination

    Volonté de créer une vraie réunion entre toutes les commissions, 1 à 2 ref de chaque commission. Le CA pilote, représenté par Linda.

    Une première réunion peut avoir lieu sans ODJ pour recueillir les 1ᵉʳˢ besoins.

    Linda va contacter les référents pour caler une 1ʳᵉ date.

    Sujet à évoquer : communication encadrée / nuisances sonores / les besoins / les fonctionnements…

    4 / Espace jeune public/commission enfants (mix prog animation) : besoin de recruter !

    Mathilde a des infos : il y a 5-6 personnes actives.

    Il y a déjà des idées pour créer des activités jeune public. Les bénévoles seraient a priori ok pour faire du bar en soft seulement. Il y a des choses à tenter, pourquoi pas le 1ᵉʳ mercredi de chaque mois en même temps que l’épicerie ou l’après-midi, il faudra tester et voir ce qui convient le mieux ! La communication serait faite aussi par l’épicerie si cohabitation.

    Prochaine réunion de la commission enfants le 2/07.

    Le CA est OK sur le principe.

    5 / Rediscuter de la pertinence de la com papier (s'assurer du lien com… Qui fait quoi ? et le CA soit garant de ce lien ex ?)

    Anne-Cécile a créé un document mensuel récapitulant les activités du bar après en avoir fait la demande au CA. La commission com’ s'interroge sur les potentielles erreurs d’harmonisation avec la newsletter et autres médias de com’. L’idée est bonne, mais il faut absolument que ce soit encadré/conjoint par/avec l’équipe com’ pour être raccord sur les infos. Sujet à traiter lors de la réunion de coordination.

    Mathilde crée un groupe whatsapp pour que tous les acteurs de la comm puissent avoir les mêmes niveaux d'information avec les membres du CA

    6 / Retour des cotisations HelloAsso : 803 €, adresse cotisations.3f6s@gmail.com

    7 / Revoir les règles du collectif (crédits, boisson pour les réunions hors sissous ?)

    Traité au CA précédent et validé.

    Tout le monde paie son verre (sauf un verre offert sur le temps bénévole !)

    8 / Installer un mesureur de décibel pour sensibiliser au bruit lors des événements sonorisés+vigilance voisins

    S'il y a un contrôle, nous sommes mauvais… Normalement dans la rue, on ne devrait pas avoir une grosse différence avec/sans concert/soirée

    On va refaire une passe de communication pour informer les fumeurs et les buveurs d'extérieur sur l’importance de fermer les portes. Également avec les équipes bar/prog comme il était régulièrement fait auparavant.

    Il faut que l’équipe prog informe les artistes des éventuelles contraintes.

    Le point sera évoqué en réunion coordination.

    Des boules Quies sont aussi à disposition lors des concerts pour réduire les risques auditifs.

    9 / Ateliers tricot

    Des adhérents voudraient venir faire un atelier, café tricot, en dehors des horaires d’ouverture. C’est Nico L qui a le contact. Si la place est libre, le CA est OK par principe, reste à voir quand et comment (présence bénévole parmi le groupe ?).

    10 / Chantier enseigne !

    Nico de Couëron a un pote ferronnier qui se propose de faire une enseigne. Ils nous demandent si nous sommes ok et quel budget nous pouvons accorder. Il n’y aurait que les matériaux à prix coûtant à régler.

    Quel visuel ? On attend des propositions avant de valider, mais sur le principe OK.

    Hugo est en contact avec Nico

    11 / Cemea : formation. Qui est invité ? Comment communique-t-on ? Vingt personnes (voir 35/40 si deux salariés des cemea dispos) La formation est offerte en retour d’un prêt de nos locaux.

    Cette formation : 2 thématiques :

    • Comment accueillir et intégrer de nouveaux adhérents et bénévoles ?
    • Gestion des conflits

    Trois soirées de 2h à chaque fois. Les 2 premières sur l’accueil et la 3ᵉ sur les conflits

    Soirées en nombre limité : on part sur 20 personnes sur les deux premières dates (bar et prog en priorité, pour ceux qui veulent vraiment s’investir) une communication à la rentrée pour informer sur les dates précises. La gestion des conflits sera également ouverte aux bénévoles de la même manière et avec une priorité aux membres du CA (ou futurs membres) si la demande est trop forte.

    12 / Char big Boiseau

    Suite à la demande de l’asso. Le 20/09/25, boiseau paradizio.

    Au CA, on trouve ça super, mais on ne va pas le porter.

    Par contre, des bénévoles du 3F peuvent monter une équipe. Il faudra contacter Linda qui sera la référente (montage du WhatsApp…)

    13 / Réglage machine café ? Cafégate

    Il y a eu des retours sur le café qui a changé, en moins bon, une histoire de mouture (dixit Jean-Luc) La machine a été déréglée. Jean-Luc voit cela avec Luc.

    Charles l’a trouvé bon dernièrement ainsi que d’autres, la mouture a dû être réglée finalement ^^.

    On ne touche à rien pour le moment

    14 / Formation Licence 4

    Formation obligatoire pour le rachat de la licence IV à Bernard le 15-16-17/07 à Carquefou. 459€ payé par le 3f6s. C'est Charles qui y va !

    15 / Tables scène

    Quand il y a concert, il faut évacuer les tables et c’est galère : stockage dans un camion ou ailleurs.

    Idée de customiser les tables (pieds +/- petits…) l'école du design avait travaillé le sujet. À revoir.

    16 / TPE

    Le coût de location mensuel est de 31€ + 0.70% par transaction.

    Il faut former les gens sur le TPE (erreur de manip)

    Faut-il une caisse enregistreuse avec (ils l’ont à l’équipage à Bouaye, un sommaire, mais pratique !)

    Quid de la TVA ?

    Vote à 5 contre 3 pour avoir une TPE.

    On peut faire un essai dans un premier temps à partir de septembre et on fera un bilan au bout de trois mois.

    Bernard voit avec la banque pour une mise en place à la rentrée.

    17 / Révision prix des loyers

    Proposition de 2 méthodes de calcul : indexation coût énergie ou indexation charges du 3f6s.

    Energie : +166%

    Charge : +144%

    Le choix du CA est de prendre en compte les charges réelles.

    La décision de nouveau prix des loyers s'est faite sans les locataires concernés (Hugo n’a pas participé pendant le CA aux discussions).

    Augmentations à partir des loyers de septembre.

    Pour les pièces occupées par les bénévoles de l’asso (particulièrement de longue date) nous allons passer à des conventions d’occupation plutôt que des baux.

    Cowork à 175€ / Local Hugo Nico à 320 € / Pascal à 160 € / Raphaëlle à 145 €

    À voir au prochain CA : dates de mise en place et baux/convention d’occupation (Hugo)

    Pour les prochains occupants, il est également décidé de privilégier les bénévoles actifs de l’association pour (dans l’idéal) faire disparaître les baux et passer à 100% de conventions d’occupation (d'après les recommandations de Jean-Yves G).

    Fin du CA à 22h15.

  • Merci de lire ce qui suit 😉 · LE CA RAPPEL QUE

    Présents: Hugo, Philippe, Brigitte, Bernard, Linda, Charles

    Excusés: Denis, Jean-luc, Mathilde & Nicolas

    – 20h début du CA - Hugo au CR, Brigitte maître du temps, Charles à l’ordre du jour –

    • Proposition activité dictée (mail JY) => Tout le monde est pour et enthousiaste ! 🥳
    • Passation logiciel compta, licence spectacle, drive …

    À cette heure, Hugo est seul sur le logiciel de compte et accompagné de Bernard une fois tous les 3 mois pour la vérification des pièces comptables, etc. Le logiciel est synchronisé avec la banque et semble adapté à des néophytes tels que nous.

    Personne présente au CA en mesure de prendre cette charge donc :

    Hugo envoi un mail pour sonder les bénévoles afin de trouver deux motivés 🧐

    • licence entrepreneur spectacle valable jusqu’au 10/2027

    Le CA fait un mandat pour nommer Hugo responsable de cette licence. À définir qui lors de la diffusion du CR à l'ensemble du CA.

    • Drive et autre, RDV au prochain CA
    • point Licence 4 par Charles

    Pour pouvoir faire la formation, on lui demande d’être dirigeant (c’est déjà le cas en soi, mais l’organisme de formation n’a visiblement pas l'habitude des associations).

    • Néanmoins, pour faciliter la chose, le CA (et ses coprésidents) élisent à l’unanimité Charles Casanova comme coprésident en compagnie de Denis, Mathilde et Nicolas déjà élus.

    Hugo regarde pour mettre à jour la liste à la préfecture.

    • Rappel des bases du statut de bénévole de l’asso, des rôles et esprit de l’asso

    Le CA a décidé de mettre en avant les fondamentaux de l'association à la suite de diverses remontées (et ça ne fait pas de mal de se remettre tout cela en tête :)).

    Merci de lire ce qui suit 😉

    LE CA RAPPEL QUE :

    • Tous les bénévoles sont égaux, peu importe le temps investi, ancienneté et l’implication dans l’association (1 personne = 1 voix). Nous sommes tous légitimes en tant que membre du 3F6S 😘
    • Les règles / Fonctionnements sont les mêmes pour tous.

    Membre CA, bureau, bénévole ou référent d’une commission ou autres rôles définis au sein de l’asso’ (seules les tâches peuvent varier ainsi que les savoirs).

    Ex : Les membres de l’équipe bar inscrits sur le créneau sont les seuls à pouvoir aller derrière le comptoir, pas d'exception sauf si demande venant de l’équipe en question ou aide proposée, bienveillante, ponctuelle et acceptée ;).

    Ou dans un autre registre : Le prix des bouteilles / consommations pour certains bénévoles ne peut pas être différent du reste des adhérents quand le café est ouvert → il pourrait, par exemple, exister un prix bénévole en dehors des heures ouvertures ou même pendant... Ce genre de fonctionnement peut exister s’il est décidé collectivement (Ce n’est pas le cas aujourd’hui).

    • Une aventure collective qui a pour volonté celle de l’AG, soit de l’ensemble de ses membres (adhérents). Les décisions sont prises collectivement et partagées.
    • “Pas de patron !” Il est évident que les comportements autoritaires sont à proscrire 😶, la “bienveillance” prime !
    • Rythme de l’asso à respecter. Par sa nature collective, il est nécessaire de laisser le temps aux membres d’échanger sur les sujets importants ou décisions débattues 🙂.
    • Les bénévoles se doivent d’être exemplaires vis-à-vis de la Charte de bonne conduite affichée dans notre Café associatif (c’est la base ^-^) et veiller au climat de bienveillance.
    • Et enfin, chacun à la liberté de propositions, que ce soit en amélioration, nouveauté ou autre ! 🤗

    Dans ce cadre, le CA crée un Formulaire ANONYME (sans google si possible) pour recueillir les avis, idées, l’état d’esprit des bénévoles et ex-bénévoles : comment vous sentez vous !!? Objectif de pouvoir mettre des choses en place d'ici à la prochaine AG ou proposer des sujets lors de cette dernière.

    • Remboursement pour l’équipe librairie des impressions → Bernard s’en charge

    Rappel : Les impressions ou autres charges de fournitures et petits équipements nécessaires au bon fonctionnement sont pris en charge par le 3F6S. Chaque commission est libre de choisir son fonctionnement et puis d’en faire part au CA dans l’idéal (qui a pour rôle de simplement être informé et consigner les fonctionnements pour aider au bon déroulé des activités de l’asso). Si quiconque a des questions, le CA devrait ainsi pouvoir y répondre en plus des membres des commissions intéressées 🥳

    • TPE ?

    Le CA reste divisé à cette heure, pour nous c’est plutôt une décision d’AG. Proposition de voir selon le déroulé de l’anniversaire qui va en utiliser. Bernard prend les informations techniques et pécuniaires auprès de la banque.

    • Soirée soutien crèche “Bac à sable” => Vote à l’unanimité pour !

    Un chapeau circulera pour eux, le café fournira grignotis et boissons !

    Will et Bernard font le lien

    • Utilisation bar par Cemea contre formation bénévoles (voir message what's app de Mathilde) => Vote à l’unanimité avec cette formule !

    Mathilde reviendra vers eux.

    • Soirées Rencontre, la nouvelle équipe d'animation met ça en place !
    • Répondre à la prog pour la réunion du 5 Mai (Bernard et Hugo)
    • Mettre à plat l’identité visuelle de l’asso et voir comment la fixer et évoluer au besoin – mettre à la poubelle le vieux logo

    Hugo: mail à Flo pour virer le vieux logo du site, repartage drive avec logo).

    Rappel IMPORTANT ! Pour éviter des déboires: nous sommes un CAFÉ ASSOCIATIF et non un bar associatif. Il faut que l’ensemble des bénévoles s’accordent sur la manière dont on parle du lieu, sinon ça finira par réellement porter préjudice à la forme de notre lieu qui nous est chère 🙏.

    • Validation de la presta karaoké par la scic (4500€ annuel sur 3 soirées). L’association organise donc 3 karaokés par an et la SICASISSOU nous fournit la prestation à hauteur de 4 500 € le lot. => Vote à l’unanimité pour !
    • Quid de la SACEM ? Qui organise (car à l'organisateur la charge SACEM). Normalement à l’asso car elle est, de fait, organisatrice et la scic prestataire de service.
    • Piano (mail Christine?)

    Déjà abordé précédemment, il s’en va très prochainement (question de jours) !

    • Les grand-mères debout : oui oui ! Hugo répond !
    • Café asso de la ptite graine: ok pour coup de tel : On demande à Yveline si elle veut s’en charger sinon un membre du CA s'en chargera.
    • Question de bénévole sur la pertinence d’ouverture du bar le 1er mai

    Réponse est faite que si des bénévoles veulent ouvrir, ils sont libres de le faire. Le CA ne s’oppose pas à l’ouverture. C’est un sujet qui pourrait mériter d’être porté plus loin d'ici à l'année prochaine si une volonté collective naît.

    • Organisation réponse mails

    Pour être efficace et rapide sur la réponse aux nombreux mails, Brigitte répond pour confirmer la bonne réception de la demande ou du mail.

    Puis sur whatsapp => sur le canal principal CA un sondage ou mot est lancé demandant réaction/vote

    IMPORTANT POUR MEMBRE CA: Les messages non/moins essentiels sont maintenant cantonnés au canal “général” pour ne pas surcharger le principal. Si des discussions plus abondantes sur un sujet précis doivent voir le jour (hors réunion), chacun peut créer un nouveau canal de discussion sur un sujet précis puis le supprimer à la fin du débat.

    • Pour les bénévoles (pas que de la com’ bar) pour des occasions anniversaires peut on établir un prix (cela fait référence à l’exemple plus haut autour du prix des bouteilles différent entre les bénévoles) ? si oui qui décide le CA ? l’équipe bar ?

    Le CA doit statuer sur ce genre de demande, en cohésion avec les membres de l’équipe bar pouvant fournir les éléments de réponses => C’est donc une demande justifiée par l’équipe et simplement validée par le CA ensuite.

    Pour cette demande en particulier, il faut ajouter cela à l’ordre du jour de la commission bar ce mercredi puis le CA validera dans la foulée. Cela sert, entre-autre, à garder trace de ce genre d’info et à la partager à tous.

    En attendant, pas de prix différent ;)

    Il existe cependant la possibilité de commander à titre personnel (pour les bénévoles) des bouteilles en même temps que les fournitures pour le Bar. Pour cela, il faut se rapprocher des référents qui s'occupent de réassort. Il est possible de faire des commandes en parallèle à régler directement au fournisseur à titre exceptionnel pour une consommation en dehors du café.

    • Augmentation prix café

    augmentation de 0,20€ : cause augmentation du prix fournisseur. Demande actée par le CA. Discussion à venir à la réunion bénévole à ce sujet.

    Alerte post-CA : légalement, nous ne pouvons pas avoir des prix identiques aux bars/cafés commerciaux (nous ne payons pas ni le service ni les mêmes charges) cf mail inter CA SCIC lié à la SACEM.

    + remonter et décaler un peu le tableau des prix au-dessus de la nouvelle machine à expresso plus haute que l’ancienne.

    Prochain CA le 10 juin !

    – 22h30 fin du CA –

  • Nouvelles chaises : Jean-Luc a réparé quelques chaises et des tables. Il faut en prévoir des nouvelles. Le Réservoir va être relancé par…

    Nouvelles chaises : Jean-Luc a réparé quelques chaises et des tables. Il faut en prévoir des nouvelles. Le Réservoir va être relancé par Brigitte et Linda pour connaitre leur stock et prix.

    Jazz en Retz : Jazz en Retz souhaite utiliser le bar quatre samedis après-midis par an qui seront suivis d'un concert. Il y aura un chapeau qui reviendra à Jazz en Retz. Le 3f6s aura les recettes du bar. Bernard informe la commission programmation pour que les samedis les plus pertinents soient définis.

    Rachat licence IV à Bernard : Linda a appelé la préfecture. L'association peut racheter la licence en son nom. Une personne du CA doit avoir fait la formation qui est associée. Cette formation sera payée par le 3f6s. Charles se propose de la faire/suivre. Il regarde différentes propositions. L'association fera le rachat après la formation. Il faudra également faire une mutation auprès de la mairie quand le rachat sera acté.

    La Déhale sera moins ouverte cet été : Les dates d'ouverture seront les suivantes : 14/06, du 10 au 14/07 (weekend des 10 ans), 23/08 et 2/09. Le 3f6s sera ouvert tout le mois de juillet aux horaires habituels. La commission programmation peut proposer des choses lorsque La Déhale sera fermée. Fermeture du 3f6s le 27 juillet et réouverture le 21 août.

    Achat piano synthé pour les boeufs ? Compte-tenu de la fréquence d'utilisation, du peu de demande et du manque d'espace, les artistes sont plutôt invités à amener leur instrument.

    Les karaokés sont “organisés” par la SCIC qui facture à l'association. Les recettes reviennent au 3F6S. Dernière date a rapporté 1500€ de recettes bar soit 1000€ de bénéfices (=recettes moins le coût des denrées). Bernard demande à la SCIC combien sera facturée la soirée.

    Avant d'entrer dans les ateliers de l'étage pour faire des travaux, les locataires des locaux seront prévenus le plus tôt possible.

    Vigilance accueil général : Le CA propose de faire un point à la prochaine réunion bénévoles bar le 26 avril. Dans le même temps, Charles va faire une fiche récapitulative qui sera dans le tiroir avec les cartes d'adhésion : c'est quoi adhérer, c'est quoi cotiser, c'est quoi les valeurs de l'asso ?

    Relance de la commission animation : la commission animation sera constituée d'une dizaine de personnes. Elle proposera une animation environ toutes les 6 semaines (karaoke, blind test, etc). Un lien sera fait avec la commission programmation pour la coordination du planning.

    Communication des événements extérieurs : possibilité de mettre une affiche et de déposer des flyers à l'entrée. (pas de flyers sur les tables du bar)

    Le café philo amène un public plus jeune. Après l'animation, certains ont envie de rester plus longtemps. Linda et Ghis se proposent de prendre le relai des bénévoles bars de 22h à minuit pour celles et ceux qui voudraient rester plus longtemps (jeunes et moins jeunes).

    Rencontre équipe programmation : la commission programmation souhaite rencontrer le CA. Bernard, Linda et Nicolas se proposent de planifier cette réunion et de contacter la commission programmation.

    À discuter prochain CA : repas CARLAM pour les artistes, fixer la hausse des loyers des bureaux

  • Photo du CA ! Mettez des paillettes ! · Retour sur le CR précédent, est-ce que tout est OK? (téléphone homard…) · Point cotiz : on en est où…

    Présents : Hugo, Charles, Jean-Luc, Bernard, Mathilde, Linda, Nicolas, Denis

    Excusés : Brigitte (repose-toi bien !) et Philippe 🥁

    • Démission : Luc Burel a démissionné du CA en ce début d'année. L'ensemble du CA exprime son immense gratitude et remerciement pour son investissement ! On se retrouve au 3F6S 🙏🙏🙏 !

    Photo du CA ! Mettez des paillettes !

    Reporté, car nous ne sommes pas au complet.

    Retour sur le CR précédent, est-ce que tout est OK? (téléphone homard…)

    Linda s’en occupe. Congel ok acheté, rachat licence et démarches administratives à faire, Linda n’a pas eu le temps de traiter, elle s’en occupe. Édition des nouvelles cartes d'adhésion : fait).

    Point cotiz : on en est où ?

    37 cotisations sur HelloAsso pour 638 €.

    Cotisations au comptoir depuis septembre entre 1 500 et 1 800 €

    Comment prouver que nous sommes à jour de notre cotisation ? Pas besoin de le prouver car la cotisation peut être à partir de 0€ (prix libre). Il s'agit d'une relation de confiance avec les adhérents. Pour rappel : nous sommes adhérents tant que nous adhérons aux statuts de l'asso (à vie en soi).

    Pour l'équipe bar et les bénévoles en général : Beaucoup de consommateurs ne sont pas adhérents, surtout le samedi : essayons d'aller vers les têtes inconnues et d'expliquer le lieu (en plus des petites cartes et affiches).

    Les affiches faites par Mathilde vont dans ce sens pour informer au + gd nombre

    Dans ceux qui ont cotisé sur HelloAsso: vérifier qu’ils soient dans la newsletter, Nico voit avec Flo.

    Le CA c'est quoi ?

    L'activité du CA n’est pas vraiment/assez visible et a besoin d'être encore communiquée pour éviter les jugements erronés et fluidifier la communication.

    Le CA est l'organe décisionnel de l'association, il met en place les décisions de l’AG et aide à la mise en place des envies/projets des adhérents/bénévoles. Il est le garant du bon fonctionnement de l'asso (budget & locaux) et garant du respect des statuts et de la Charte

    Il a aussi pour rôle d’aider à fluidifier la communication entre les commissions.

    En tant qu'entité "gouvernante" le CA est aussi le responsable légal de ce qui se passe dans le lieu. Il est donc important que les informations circulent dans les commissions et dans le CA (l’éternel travail ˆˆ).

    LIEN VERS LA CHARTE (elle date de quelques années, mais nous reprenons la volonté de plus de passerelles entre organes de l'asso :

    https://docs.google.com/document/d/13cQSJGEei-Eplbt4R3IFrbJK0GfxjJH7FSmlixa9myQ/edit

    Les réunions du CA sont ouvertes à toute personne qui souhaite proposer un projet ou participer physiquement (adresse mail: ca.3F6S@retzien.fr). Pensez simplement à demander l’ajout du point à l’ordre du jour (via le GoogleDoc ou mail), nos réunions étant très très denses (de 2 à 3h généralement en étant productif au mieux ^^).

    Les dates sont affichées sur l'agenda du 3F6S, sur le tableau ainsi que fixées sur les CR précédents (il arrive que les dates soient décalées, auquel cas, nous devons communiquer dessus au même titre que la diffusion de l'ODJ)

    Un à deux interlocuteurs privilégiés du CA par commission

    Commission BAR : Jean Luc et Nicolas

    Commission prog : Bernard et Hugo

    Commission cuisine : Linda et Mathilde

    Commission ménage : Charles et Brigitte (a valider)

    Commission Librairie : Philippe et Mathilde

    Commission Coworking : Hugo

    Relation avec Pell Mêle & Essenciel : Charles et Denis

    Chaque duo devant se faire connaître auprès des équipes en question.

    Missions de la commission travaux ?

    Pour certains “petits travaux” restons-nous bénévoles ? Il est unanimement décidé que oui, dans la ligne de l'existant. Rappelons également qu'il faut que ce soit une envie de la part des bénévoles. Sinon il faut en faire part au CA pour trouver d'autres bénévoles compétents/intéressés ou bien lancer un recours au(x) professionnel(s).

    Bien entendu, le matériel et les frais de transport sont remboursés aux bénévoles.

    Point commission ménage : clarification des interventions, après quels événements ?

    Il est acté que la commission Ménage intervienne le dimanche matin à la suite d'un concert du samedi soir.

    En aparté : il y a de + en + de concerts le dimanche, mais le créneau reste 17h à 20h pour permettre aux bénévoles du bar de faire le ménage après le spectacle (vigilance pour l'équipe prog sur la durée des spectacles). Il peut cependant y avoir des exceptions, la prog et la com’ bar doivent se mettre ok auparavant. La commission sera informée en amont.

    Grand ménage avant les vacances de Pâques piloté par Emmanuel et Christine, c’est le 19/03

    Possibilité d'un budget programmation enfant ? Subvention possible ?

    Sur la saison 2023-2024, il y avait une programmation enfant plus soutenue que cette année. Le souhait existe de créer une programmation dédiée jeune public pour faire venir des familles. L’idée serait de créer un budget séparé de la prog classique pour s’assurer de l’utilisation de cette part prog jeunesse (à titre d’exemple : actuellement : Prog= 14 200 € annuel partagé entre anniversaire et prog générale ; l’année prochaine : 7 000 prog annuelle, 2 200 prog jeunesse, 5 000 anniversaire).

    Une communication par de nouveaux canaux peut voir le jour (les infos peuvent passer via les écoles par exemple).

    À noter que la plupart du temps (pas toujours), ce type de programmation fait moins tourner le bar et le chapeau qu’un concert “classique”. Pour ce sujet, rappelons simplement que c’est la partie café qui est au service de la programmation, non l’inverse, et que l’équilibre est positif de toute manière sur l’année 🤗. Cette programmation répond aussi au souhait du lieu de proposer de la culture pour tous et de faire se rencontrer tous types de public. C’est donc une forme d’investissement social et culturel qui nous semble extrêmement important.

    Il existe des subventions de la CAF (sur la parentalité) à hauteur de 30% max sur un budget prévisionnel. Le réseau des cafés asso du 44 connaît bien le sujet. Mathilde et Linda prennent les infos et nous traiterons ce point au prochain CA. Bernard évoquera le sujet à la prog, Anne-Cécile à fait un travail dans ce sens en contact avec Hugo.

    Demande des commissions de faire un point sur la communication avec le CA :

    Mettre dans la newsletter la date du CA avec le compte rendu et le lien de l’ODJ afin de soumettre des points à évoquer.

    Les informer des CA en amont et demander si questions particulières (adresse mail : ca.3F6S@retzien.fr)

    Se tenir au courant de leurs actualités et inversement via les “interlocuteurs” (2 personnes du CA référente / commission)

    Mettre les CA dans la communication externe pour favoriser l'implication des adhérents si question ou autre (donner date, ODJ et contact mail : contact@3francs6sous.org dans la newsletter ou autre + affichage existant dans le café)

    Cela fait 2 CA que l’on effleure le sujet augmentation du loyer des espaces de l’étage.

    Au début de l’aventure, il a été décidé que les loyers couvraient les charges du lieu (eau / élèc / gaz …) et ont été faits au prorata de la surface. Un rééquilibrage est à prévoir pour l’atelier de Raphaëlle notamment.

    Les loyers ne sont pas revalorisés depuis 2018.

    Inflation depuis 2018 : + 18.6 %

    Évolution de l'énergie, 30% pour le gaz et 36 pour l’électricité %

    Point à retravailler, 2 méthodes objectives pour calculer la hausse

    Besoin :

    • Bilan financier 2019 et 2024 (évolution des charges concrètes)
    • Plans pour surfaces

    Hugo commence à en parler aux coworkers en vue d'une augmentation entre 18.6% et 30% environ.

    Il y a 3 mois de délais pour modifier les baux

    Denis fait un tableau pour comparer les solutions

    Groupe envoi mail : comment ça marche ? Qui gère ?

    Nous sommes sur le retzien et googlegroup. Il y a beaucoup de soucis avec le retzien (spams, erreurs etc.). Hugo a cherché sans succès des solutions alternatives… Hugo voit avec Flo s’il en connaît. Si quelqu’un lisant ce CR connait une solution de liste de diffusion comme Googlegroups ou Sympa merci de nous en informer 🙂 (payant ou non avec mail personnalisable).

    Placer l’argent du compte ? (Brigitte)

    Il y a un peu d’argent sur le compte, mais 60% vont partir prochainement vers le rachat de la licence et fonds de commerce. Ce n’est pas une priorité pour le moment. Il s’agit du fond de roulement et d’amortissement (moins de 10 000 euros), pour cette somme fluctuante, nous avons évoqué l’ouverture d’un compte “d’épargne” dans la même banque (ce qui concerne une partie de ce qu’il reste, car il faut un fond de roulement. Il n’y a de toute façon pas assez d’argent pour qu’un placement soit intéressant pour nous ou pour nos valeurs (placements solidaires, …).

    Les chaises à remplacer au sissou

    Les chaises métalliques sont bien, mais lourdes, Les chaises en bois sont fragiles, plusieurs bénévoles en réparent chez eux…

    Mathilde voit avec un copain du réservoir à Sainte-Pazanne pour ouvrir l'œil sur les arrivages.

    Le 19/03, lors du ménage, J.Luc fera un point sur le mobilier extérieur et intérieur

    Hugo a un plan d'Emmaüs, va voir avec eux. (Vigilance avant achat pour qu'elles correspondent aux contraintes du lieu).

    Demande semaine 17 pour formation au sissou (semea) Emmanuelle

    Le lieu n’a pas vocation à accueillir une formation payante… donc Non.

    Point sur la soirée café philo “conso pour les jeunes” (linda)

    Le 1er café philo à été un franc succès au mois de février, belle affluence mais peu de recettes au bar noté par l’équipe. Beaucoup de jeunes n’ont pas consommé car pas de moyens financiers (après discussion avec Linda). Nous avons évoqué la possibilité de proposer des soft en réduction ou quelque chose comme ça. A étudier si c’est jouable (certains soft sont déjà à prix coûtant quasiment) en fonction de ce qu’il est possible de faire.

    Rappel important: Il n’y a pas d’obligation de consommer au 3f6s. C’est avant tout un lieu de rencontre et de lien, les activités & occupations du lieu n’ont en aucun cas pour but de faire du chiffre côté bar: Nous n’avons pas d’activité commerciale ni but lucratif. (La prog en revanche participe au roulement économique bien entendu ;) )

    Le café est l’un de nos poumons économiques bien évidemment ! Il ne doit simplement pas “peser” sur les activités bénévoles du lieu ✌️.

    Point sur la communication entre nous, d'utilisation mail etc…

    Pour chaque mail envoyé au nom du C.A, celui-ci doit être validé par l’ensemble du C.A avant envoi hors CA. C’est un bon réflexe à prendre 😉.

    Whatsapp reste un outil de réponse rapide interne au CA.

    On fait quoi de la caisse blanche ?

    Cette caisse a servi à reporter la mise en banque de quelques recettes en prévision d’un trop plein de dépôts avant l’été. Cet argent sera mis à la banque prochainement (La clef doit être retrouvée mais un tournevisse fera l’affaire). Si les clefs sont retrouvées on pourra utiliser la caisse pour la SCIC à l’anniversaire.

    Vigilance alcool au bar + problématique d’un adhérent en particulier + mail de caro concernant les gens éméchés + vigilance détresse bénévole

    Le sujet du “malaise”/”détresse” en général :

    Des “adhérents” peuvent parfois être malveillants avec les femmes (ou tout autre personnes) au comptoir. Le CA réaffirme l’importance de la vigilance de tous les bénévoles et d’être soudés sur ce sujet.

    Une personne en détresse doit pouvoir se signaler aisément et trouver de l’aide dans l’assemblée des bénévoles présents ou non derrière le comptoir (Peut être qu’un code, un signe, une méthode ou alarme est à mettre en place).

    Toute sensation de détresse est légitime et doit être prise au sérieux par l’ensemble des bénévoles.

    Un “Adhérent” ne respectant pas la charte du lieu (affichée sur place) doit être rappelé à l’ordre (dans la bienveillance même si ça fait mièvre🤭) ou même dirigé vers la sortie (car il n’adhère plus au lieu et à ses valeurs sur le moment).

    L’important est d’en parler à la prochaine réunion bénévole et équipe bar (le 26/04) pour réaffirmer que la sécurité émotionnelle de tous les bénévoles est l’affaire de tous les bénévoles 🥰.

    Mathilde suggère en outre la pose d’une affiche dans les WC pour indiquer qu’il est possible de demander de l’aide aux bénévoles de l’équipe bar présents en cas de comportement inadapté (les bénévoles sauront “lever le drapeau rouge” et apporter de l’aide ou en trouver le cas échéant).

    Pour l’alcool en général:

    Refaire un rappel aux adhérents et aussi aux bénévoles sur l’abus de l’alcool et la vigilance pour le retour notamment (ça fait jamais de mal). Vigilance demandée à l’équipe bar pour les personnes déjà bien éméchées (même si c’est parfois difficile à voir). Au même titre que pour la détresse, si vous avez un doute, parlez-en à l’adhérent ou aux autres bénévoles.

    Concernant l’adhérent qui pose question, on revoit avec lui samedi prochain directement (Bernard & Nico) en lui rappelant les conditions validées avec lui : 3 verres max + respect hygiène & bienveillance (sinon il ne sera plus admis). Il faut aussi briefer l’équipe bénévole présente !!

    Suivant son comportement, une décision sera prise avec les bénévoles de la com’ bar le 26/04 (ou avant en cas flagrant de non respect). Pour info post-CA, certains bénévoles ne prennent plus les créneaux du samedi à cause de cet adhérent.

    Modération mails et bonne utilisation (Nico et Hugo gèrent )

    Christine souhaitait être modératrice pour envoyer les infos ménage et anniversaire: refus du CA (outil pas adapté, création de rôle de modérateur en cours et établissement d’un guide pour veiller au bon fonctionnement de la liste d’envoi). Mathilde se retire de la modération (je cite: “j’y comprend rien 😱!”), Hugo et Nico établissent un “processus” pour être plus efficace et filtrer/modéré plus efficacement.

    La bonne nouvelle c’est que le mail de Christine refonctionne avec le retzien 🥳(il y avait un bug dernièrement).

    Créer un compte canvas d’asso

    Hugo s’en charge

    Valider affiche mensuelle de programmation

    (pas que la prog mais tout dans le bar)

    C’est super, le CA valide, Anne cécile s'appuie sur l’agenda

    Hugo se rapproche de flo pour créer une liste de communication dirigeant les mails aux bonnes personnes (newsletter, prog, agenda, tableau, affichage, CA, cuisine …)

    Prochaine réunion bénévoles : 26/04 de 18h à 23h

  • Lancement de la communication le 20 janvier ! · Mise à jour site internet (onglets hors actualités) · Petits travaux plomberie, chaudière…

    Présents : Jean-Luc, Linda, Luc, Bernard, Denis, Hugo, Nicolas, Mathilde

    Excusés : Philippe, Charles et Brigitte

    ● Mise en place café philo 💡 : une fois tous les deux mois un professeur de philo du lycée de Bouaye viendra le vendredi soir, l’atelier est ouvert à tout le monde (ado et adulte). Une boîte est disponible au bar : possibilité d’y mettre des questions et des thèmes en amont de l’atelier. À vos idées ! 🤗

    ● Le 3f6s innove pour les cotisations 👛 ! Un compte HelloAsso permettra de récolter une partie pour ceux qui voudraient rester dans leur canapé (c’est l’hiver !). Une boîte est disponible au bout du comptoir pour ceux qui sont prêts à braver le froid, préfèrent payer en liquide et se voir en vrai. Ces cotisations sont importantes, car elles permettent de faire vivre le lieu, de continuer de proposer de super projets et de s’améliorer chaque année !

    Lien de la page : https://www.helloasso.com/associations/le-3francs6sous/adhesions/cotisations-2024-2025

    Lancement de la communication le 20 janvier !

    ● Mise à jour site internet (onglets hors actualités) :

        ○ Chaque commission doit regarder sa page et une personne de ladite commission pourra transmettre les demandes de mises à jour à Florent Duveau (en charge du site internet, merci Flo ! 🙏).
    Luc prévient la commission ménage, Charles est prévenu pour l’épicerie, Linda s’occupe de la commission cuisine et d’ExpoEssentiel. Le compte-rendu s’occupe de prévenir tout le monde ! :)
        ○ Supprimer la page « atelier anglais » qui n'existe plus : Florent s’en occupe
        ○ Le CA fait le choix d’ajouter les pages suivantes pour donner de la visibilité aux bénévoles et acteurs de l’ombre 🦸 ♀️ ! Merci à eux de transmettre textes et photos à Florent !
    ■ 🧹 Commission ménage
    ■ 👦👧 Espace Coworking
    ■ 💬 Commission communication : site internet, newsletter et réseaux sociaux
    Si besoin du contact de Florent, possibilité de se rapprocher d’un des membres du CA

    ● Œuvre téléphone homard 🦐 : ancienne exposition. Des adhérents ont trouvé l'œuvre originale et ont fait une demande pour l’acheter. Le CA est ok ! Linda voit avec Christine et Mohammed pour que le CA puisse contacter l’artiste et passer la commande. 🙏 Merci Linda !

    ● Cartes d'adhérent : Jean-Luc commande 500 cartes. Merci Jean-Luc 👋

    ● Travaux cuisine / salle de bain : photos dans la lettre d'info ? Lien avec la commission cuisine ?
    🚧 La baignoire a été dégagée pour libérer de l’espace ❌🛀. Des étagères vont être posées pour qu’une partie du matériel en bas puisse être monté (assiettes, couverts et tutti quanti !). L’électricité a été faite pour l'électroménager. La commission cuisine a besoin d’un budget pour acheter un congélateur. Le CA octroie 350 € avec l’idée de prendre chez Envie 44 pour favoriser le réemploi et les initiatives d’insertion.
    Un meuble sera acheté pour mettre sous l’évier.
    Ok pour des photos pendant/après pour la lettre d’info.

    ● Petits travaux plomberie, chaudière : comment vont les tuyaux ?

    Il y avait une fuite au-dessus de la porte d’entrée : traces d’eau. Jean Luc 🧑 🏭 a réglé le problème.
    En revanche, il subsiste un problème lié au système de chauffage. Il y a une fuite sur une nourrice dans l’espace de coworking. Une intervention sera programmée d'ici à la fin janvier pour changer 2 purgeurs et un robinet sur un radiateur.

    ● Budget anniversaire et réponse à faire à la commission

    Prochaine commission anniversaire le 22 janvier à 19h (ouvert à toutes et tous).
    L'anniversaire aura lieu les 24 et 25 mai 2025 en même temps que l’Art à la Pell. À vos agendas 📅 🎉 !
    Budget annuel de la commission programmation de 11 000€. Ce budget comprend un prévisionnel de 2000€ pour l’anniversaire.
    Le CA propose d’étudier le budget de la programmation d'ici à la prochaine commission anniversaire et de faire une base de proposition/idée d’enveloppe globale.
    La commission anniversaire pourra revenir vers le CA en cas de besoin.
    Hugo, Jean-Luc, Luc et Bernard seront présents lors de la prochaine commission anniversaire pour faire part de la décision.

    ● Demandes d'autorisation mairie à faire pour l'anniversaire

    La demande de dossier vierge a été faite à la mairie auprès de Steven Proust.
    Le lien sera fait avec la commission programmation/anniversaire pour vérifier que tout est ok.

    ● Point rachat licence 4

    Actuellement, Bernard est propriétaire de la licence. Le bar doit lui racheter pour être propriétaire. Luc et Linda se renseignent sur les formalités administratives auprès de la préfecture. Coût de la licence et fond de commerce : 11 600€. Point à faire lors du prochain CA !

    ● Point commission prog

    Bernard, Will, Olivier, Emmanuelle, Anne-Cécile et Delphine font partie de la commission programmation 🎭
    Il y a des difficultés liées à la quantité de réponses à fournir aux mails : le flux est important et la réponse pas automatique.
    Le CA propose à la commission programmation de rédiger un mail type qui pourra servir à la fois d’accusé de réception de la demande et à la fois d’explication sur le délai ou l’absence de réponse. Hugo demandera à Flo de mettre la réponse en place. Merci à tous les deux et à la commission programmation qui fait un travail de zinzin et de zinzine !! 👍

    ● Prochaine réunion bénévole ? Avant avril
    Samedi 26 avril pour parler notamment de l’anniversaire

    ● Agenda 3f6s : Disponible sur le site internet. Philippe en a la gestion.

    Prochain CA le 3/03 à 19h

    Si les adhérents et bénévoles ont des demandes particulières, n’hésitez pas à vous rapprocher d’un des membres du CA avant la date !

20242 comptes rendus

  • Point fonctionnement CA, outils, liens, mails · 📝L'ODJ du CA doit être défini en amont du CA via la description du groupe whatsapp.…

    Présents: nico, luc, philippe, hugo, denis, charles, linda, bernard, brigitte, mathilde

    - Point fonctionnement CA, outils, liens, mails
    📝L'ODJ du CA doit être défini en amont du CA via la description du groupe whatsapp.

    🗨️Sur le groupe whatsapp, il faut éviter de rédiger trop de messages et privilégier les réponses en restant appuyé sur ledit message.

    Les CR des CA sont rédigés par le secrétaire de la session (désigné en début de réunion) puis transmis à l'ensemble du CA pour validation. Les CR du CA doivent ensuite être envoyés par le secrétaire à Flo pour publication mais pas faits depuis juin.

    📩La boîte mail du CA est bancale car est déficiente.
    Le CA acte le changement d'adresse à l'unanimité.
    A FAIRE : Hugo s'occupe de changer l'adresse mail et de prévenir Flo et l'ensemble des bénévoles.
    A FAIRE : Nicolas s'occupe de voir pour créer une communauté WhatsApp avec des sous groupes: comptabilité, boîte mail, travaux, etc

    De manière générale, la boîte mail est utilisée pour les demandes qui peuvent se traiter plus tard.
    WhatsApp est utilisée pour les demandes urgentes.

    - Fonctionnement admission dans le CA (cf première fois que quelqu’un qui n'a pas participé aux commissions intègre le CA): test etc

    C'est la première fois qu'une personne extérieure à l'asso intègre le CA. La question qui se pose pour la prochaine AG est: est-ce qu'il ne faudrait pas qu'une personne soit déjà bénévole ?

    ⏩A FAIRE mieux définir les élections du CA après que chacun ait pris ses marques et avant l'AG 2025.

    Hugo précise que les prochaines élections de l'AG se feront à bulletin secret.

    - ÉLECTION bureau :
    Denis, Nicolas et Mathilde sont élus à l'unanimité.

    - Distribution des rôles au sein du CA:
    Actuellement, il y a plusieurs rôles du bureau:
    - 🗨️Communication avec l'extérieur : mairie, démarches administratives, gestion boîte mail générique, réseau café associatif, etc

    - 🧮Comptabilité, budget prévisionnel et réalisé
    Les missions précédemment attribuées au bureau (voir ci-dessous) seront réparties entre tous les membres du CA. L’élection du bureau, aujourd’hui, permet de remplir les cases administratives et engage une responsabilité en conséquence mais pas un rôle particulier.

    Voici la nouvelle répartition des rôles au sein du CA :
    🧾Hugo continue de s'occuper de la compta et formera Charles pour qu'ils en soient tous les deux responsables.

    📮Brigitte, Denis et Nicolas s'occupent de la boîte mail générique

    🏘️Mathilde est la référente mairie
    - Loyer coworking et loyer versé à la SCIC :
    Le 3f6s paie un loyer à la SCIC pour le bar et l'espace du haut.
    Le loyer de l'espace coworking serait à réévaluer. Il n'a pas été touché depuis 5 ans, or les charges sont incluses et ont nettement augmenté.

    Un des locataires part prochainement.
    A FAIRE : Hugo s'occupe du bail.
    📈Le CA vote le principe d'augmentation du loyer pour la SCIC.
    La SCIC doit transmettre une proposition de montant pour le prochain loyer annuel pour que la somme exacte soit votée.

    - Occupation du bistrot par les coworkers pendant les fermetures:
    ❄️Le CA demande aux coworkers de faire attention à ne pas mettre des denrées dans le frigo pour des raisons d'hygiène et dans le cas d’un contrôle sanitaire.
    Les coworkers doivent faire une utilisation raisonnable de la machine à café notamment au regard de ce qui est demandé aux bénévoles. Une participation libre et consciente est demandée.
    Les coworkers n'utilisent pas les toilettes du bas mais peuvent déjeuner dans le bar.

    - Travaux:
    A FAIRE :⚒️Pour le prochain CA, les administrateurs doivent venir avec des idées de réorganisation de la salle de bain (casser la baignoire?)
    En effet, il y a des besoins pour la cuisine : plan de travail, frigo et congélateur, stockage.

    - A FAIRE : CR AG à communiquer par Hugo
    - Campagne cotisations 2024/2025
    Le CA valide la création d'un compte Hello Asso pour les cotisations.
    A FAIRE : Nicolas s'en charge et s'occupera de la rédaction avec Hugo. Mathilde ne l’avait pas dit mais elle est ok pour participer aussi !
    La communication sera faite via un mail dédié qui devrait partir en janvier après validation auprès des membres du CA.

    - Faire le passage des abonnements (eau etc):
    A FAIRE⚡💦Luc se charge de faire les changements de noms car actuellement les comptes pour les fluides sont au nom de Bernard.

    - Jazz en retz, réunion copro et autres
    🎺Jazz en Retz a trouvé une salle via la mairie et l'atelier viendra faire une jam session.

    🏢Des adhérents demandent l'utilisation de la salle pour une AG de copropriété. OK avec une participation financière libre hors temps d’utilisation habituelle du bar.

    ⚠️L'association des usagers du bac a prévu une AG exceptionnelle mardi prochain au 3f6s alors qu'il n'y a pas eu de demande auprès du CA ni de validation.
    A FAIRE Luc appelle Annie demain pour trouver une organisation et fait un retour sur WhatsApp.
    - Campagne bénévole

    Le CA valide l'idée d'une affiche pour parler du café associatif et indiquer comment devenir bénévole.

    A FAIRE : Hugo et Mathilde se consultent pour faire une proposition d’affiche au CA

    - Le CA acte l'ouverture du sissou entre Noël et Nouvel An Charles laissera les créneaux déjà indiqué sur les dates.

    - agenda CA
    Après consultation entre tous les membres du CA présents, les prochains conseils d’administrations auront lieu à 20h les 8 janvier, 3 mars et 6 mai.

    - Retour rencontre COUËRON Ébullition:
    Nicolas et Charles ont rencontré un groupe qui souhaiterait monter un café asso à Couëron.
    Des conseils leur ont été donnés notamment sur le montage financier qui a été fait ici. Leur problématique principale est le local.

    - Licence de débit d'alcool : il faudra penser à la racheter à Bernard. Coût 12 000 €.

    A FAIRE : Luc s’occupe d’évaluer les charges du bar pour budgétiser la faisabilité et le temporalité du rachat.

    ⏩Vote reporté au prochain CA
    - Animation (reporté au prochain CA)

  • Retour sur les actions prévues au dernier CA

    Présents : Linda, Luc, Jean-Luc, Karine, Philippe, Hugo, Denis, Bernard et Nelly Excusée : Andaine

    Retour sur les actions prévues au dernier CA

    ● Campagne d’adhésion

    Nous enregistrons environ 30 euros de cotisations par semaine. Il semblerait que depuis la signature de l’acte de vente, davantage d’adhérents se sentent impliqués.

    Hugo et Denis se proposent de réfléchir à une gestion efficace et facile des adhérents (en collaboration avec Florent).

    ● Budget Programmation

    Le budget annuel 2024 alloué à la Programmation est fixé à 12 000 euros, incluant le budget « anniversaire du 3F6S ». Cela inclut toutes les rémunérations des techniciens également.

    Les repas, la Sacem et les frais annexes tels que la location de sono ne sont pas inclus dans ce montant.

    -------

    ● Communication autour des soirées Jeux

    Hugo proposait de bloquer un jeudi soir pour une soirée jeux afin de permettre une communication plus solide et faire venir de nouvelles personnes. Possible demande à venir pour faire des ateliers jeux hors ouvertures animées par Hugo.

    L’idée doit encore mûrir, le débat est remis à plus tard.

    ● Utilisation du lieu par l’ALPE

    Accord du CA pour les 3 dates proposées.

    ● Cohabitation concert/espace bar

    Réflexion sur le vivre ensemble lorsque certains regardent un spectacle et d’autres sont juste passés prendre un verre au bar. La question se pose quasi essentiellement lors d’un concert intimiste, les bénévoles du bar refusant de passer leur soirée à demander aux consommateurs de baisser d’un ton, lesdits consommateurs trouvant légitimes de parler fort puisque dans un bar, les spectateurs gênés pour entendre et se concentrer sur le concert.

    Après une discussion longue et enrichissante, le CA décide de ne rien changer si ce n’est peut-être de demander à l’équipe de la prog de prendre tout cela en compte et le cas échéant programmer des spectacles intimistes à autre moment que le samedi soir…ou pas.

    Multiples suggestions avec une réflexion sur la lumière plus tamisée si le concert est intimiste un samedi soir.

    Autre idée :

    Ouvrir le bar TOUS les samedis soir, avec ou sans concert, ce qui pourrait permettre à certains de venir juste boire un verre et discuter plus facilement.

    Bien évidemment cela mobilise davantage les bénévoles, l’équipe bar se chargera du sondage.

    ● Réalisation de deux affiches plastifiées pour la mise en avant de la vente d’huîtres et vin le samedi midi.

    Hugo s’y colle, Karine plastifiera.

    ● Festival Les Pelleri’nez

    La demande du Serious Road trip pour leur Festival prévoyant leur «Hors les Murs » devant le 3F6S le jeudi 6 juin en soirée est acceptée.

    Pour rappel, ils organisent un événement en partie devant le 3F6S. C’est leur évent’, ils s’occupent de tout, nous participerons juste en partageant leur événement et en le mettant dans notre agenda.

    Nous l’intégrerons donc à notre communication prog la soirée (jeux) aura lieu comme toutes les semaines à l’intérieur du bar. Le 3F6S se charge d’offrir les boissons aux artistes.

    ● Tamadi

    Le CA donne son accord pour une réunion palabres le dimanche 17 mars prochain de 15h30 à 17h.

    ● Adhésion Culture Bar-bars

    Pour l’instant le CA ne voit pas d’intérêt à adhérer mais ne voit pas d’inconvénient à revoir sa position l’an prochain selon l’évolution du 3F6S.

    ● Formule anniversaire

    Comme à chaque fois, une commission spéciale anniversaire devrait se créer. Il est important de tenir compte du fait que le budget anniversaire est compris dans le budget annuel.

    Hugo Reboucle avec la prog à leur prochaine réunion.

    Questions diverses

    1. Aménagement de la cuisine

    Création d’une commission composée de Linda, Karine et Jean-Luc afin d’établir un cahier des charges que nous pourrions soumettre à un architecte bénévole…

    2. Repas des bénévoles

    Les repas à prévoir pour les bénévoles lors des concerts concernent les deux services du soir si les dits bénévoles le souhaitent.

    3. Factures cuisine

    Désormais Karine émettra une facture couvrant les frais d’achat de marchandises et préparation des repas (plus simple que de multiples tickets et plus facile à ventiler en compta).

    Le prochain CA est prévu le lundi 4 mars à 20h au 3F6S

20238 comptes rendus

  • Prochain CA le 23/01/2024

    Sont présents : Hugo, Luc, Jean-Luc, Andaine, Denis, Linda, Philippe Bernard, Nelly et Karine sont excusés.

    ● Retour sur les actions prévues dans le dernier CA (10’) : campagne adhésion etpanneau (=> Andaine/Jean-Luc)

    Denis se charge de l’impression du logo dans le format défini pour le support et Jean-Lucorganise avec Lydie la rédaction de la phrase prévue : “C’est la nouvelle année, Pensez à cotiser ! “

    => quand : semaine 49 ou 50

    ● Fabrication d’un tampon administratif de l’association : quoi écrire dessus légalement ? (3’) (=> Andaine)

    Andaine s’en charge : logo (à voir si rendu pertinent), nom et siret

    => quand : au plus tôt

    ● Etat des lieux des boîtes mail utilisées par l’association (Retzien/Gmail/OVH) (15’) (=> Hugo/Andaine)

    ○ bascule sur un unique service de messagerie ?

    ○ quid des adresses utilisées par les commissions ? (ex de la librairie avec Gmail)

    Décision de conserver Retzien.

    Hugo/Andaine font un état des adresses encore en fonctionnement (ex : Yassissou ?) Hugo/Andaine vérifient les redirections et voient si les destinataires les consultant Objectif : 0 perte d’information

    Les adresses OVH sont nécessaires pour les contacts de l’extérieur.

    Andaine voit avec Florent et les personnes concernées l’utilité et l’utilisation des 5 adresses déjà existantes : com, jeveuxentrerdanslequipebar, lachansondemidi, lalettredesnouvelles (contact est assurément utile et utilisée)

    => quand : au plus tôt

    ● Etat des lieux des abonnements/cotisations que le 3F6S a auprès d’organisations ou autres (ex : Gip Café Culture, Mailjet) (3’) (=> Hugo)

    Point à faire avec Bernard et Yveline pour les paiements et accès aux différents abonnements dans le but de rendre le CA autonome.

    => qui : Hugo et Luc

    => quand : semaine 49 ou 50 (attention à l’échéance du 18/12 pour mailjet)

    ● Doc Utilisation du lieux à valider et communiquer (5’) (=> Hugo)

    Quelques modifications apportées et validation par le CA.

    Document sera rangé sur Slack et communiqué selon les besoins

    => qui : Hugo

    => quand : au plus tôt

    ● Budget 2023/2024 pour la prog + budget anniversaire 2024 : demandes de la commission pour plus de visibilité (20’) (=> Hugo/Luc)

    Réunion à planifier entre Luc, Hugo et Bernard pour annoncer un budget cohérent et raisonnable. Nécessite le dernier plan de financement de la Scic pour se projeter. => quand : ?

    ● Demande de réalisation d’un atelier : validation/refus du CA et transfert à la prog si oui ? (5’) (=> Andaine)

    Nouveau message reçu du formulaire de contact

    ● Nom du contact : Gauthier S.

    Décision du CA : refus si l’intervention est payante, n’entre pas dans le fonctionnement du lieu. A contrario, possibilité de défrayer l’intervenant uniquement (comme défini et appliqué le cas échéant)

    => qui : Andaine se charge de répondre à la personne

    ● Modification des horaires d’ouverture du bar (10’) (=> Luc)

    Si validé, faire les modifications sur tous les supports (site web, vitrine, petite carte du bar, autres ?)

    Les modifications sur les supports seront faits pour la rentrée janvier selon le partage suivant :

    ❖ site internet : Andaine demande à Florent

    ❖ affiches horaire dans le bar : Hugo

    ❖ petites cartes plastifiées : Luc

    ❖ ardoises : Jean-Luc et Lydie

    ❖ page Facebook : Andaine

    ❖ page Google : Hugo

    ❖ framagenda : Philippe

    => quand : tout doit être opérationnel pour le 02/01/2024

    ● Créneaux libres restant (10’) (=> Andaine) : peu de plages horaires sont encore libres les jours d’ouverture du bar.

    Si un besoin quelconque apparaissait (ex : vernissage un jeudi au lieu d’un vendredi), il n’y aurait aucun problème pour décaler, reporter ou annuler une animation récurrente prévue sur le créneau convoité.

    Faire la demande au CA

    NB : l’organisation de bœufs musicaux est bienvenue dans le bar en fonction des envies de chacun. Ceci ne doit cependant pas être au détriment d’un événement déjà présent ou à la tranquillité des personnes présentes dans le bar. Les bœufs ne feront pas l’objet d’un créneau récurrent.

    ● Petit point sur les décisions de dernières minutes ? (vente de repas ? Résidence ? Est-ce au CA de décider ou à une personne ? Petit rappel ou revoir ensemble pour être cohérent ! (=> Linda)

    Le CA rappelle que les décisions sont conjointes et ne peuvent être prises de façon individuelle. En fonction de la décision à prendre, et seulement si celle-ci doit être immédiate, il est possible de s’adresser aux référents du bar ou à un membre du CA. Cependant, si une telle décision est prise par une de ces personnes, elle doit en informer le CA au plus tôt.

    ● Faciliter l’inscription des nouveaux adhérents (5’) (=> Andaine)

    ○ proposition d’un QR code

    ○ autre chose ?

    Fabien (bénévole bar) a transmis un exemple de QR code à scanner permettant de renseigner un formulaire. L’utilisation s’est avérée simple et efficace.

    En amont, nécessité d’avoir un fichier qui recevra les informations saisies. => qui : Andaine récupère le fichier des adhérents existants

    En parallèle, Hugo demande à Florent de créer une page web qui sera communiquée aux adhérents pour qu’ils se réinscrivent

    => quand : au plus vite

    PS : Mettre en lien dans les CR du CA la Charte du 3F6S (où est-elle d’ailleurs ?) ?

    Prochain CA le 23/01/2024

    A l’ODJ du prochain CA :

    ● Mesure sonore et sensibilisation au son (poster) pour comportement à l'extérieur (pendant les concerts). Doublé de la vigilance autour de la circulation dans la rue.
    ● Emploi d’une personne de ménage / organisation d’une équipe ménage (CR réunion bar)

  • Vote à l’unanimité pour chaque élus · => Andaine, Denis & Hugo chargés du secrétariat

    Sont présents: Hugo, Luc, Nelly, Jean-Luc, Andaine et Denis (Linda, Karine, Philippe, Bernard sont excusés).

    • Présentation du CA et son organisation (10’)

    Le CA est l'organe décisionnaire de l’association. Il est chargé de veiller au respect des statuts et charte du lieu. Il doit tout faire pour permettre la mise en œuvre des volontés des adhérents (issues de l’AG ou des demandes tout au long de l’année).

    Il doit faire office de coordinateur entre les commissions.

    • Election du bureau (5’)

    Explication des rôles présents au Bureau (présidence, trésorerie) proposition de création d’un poste de secrétaire qui aura pour rôle de centraliser les demandes.

    Décision de repasser en co-présidence selon les statuts du 3f6s. Denis, Andaine, Hugo, Nelly & Luc sont élus à majorité (vote unanime des présents + pouvoir de Linda donné à Nelly et Karine donné à Luc).

    Vote à l’unanimité pour chaque élus:

    => Élection de Hugo PACAUD, Nelly Duvergé, Denis JAHIER, Andaine TIPHAIGNE & Luc BUREL.

    Les rôles de chargé de com’/relations extérieures, trésorerie, et secrétariat sont répartis parmi les 5 co-présidents. => Nelly, Luc & Hugo chargés de la comptabilité et de la trésorerie

    => Andaine, Denis & Hugo chargés du secrétariat

    Hugo se charge d’envoyer le nouveau bureau à la préfecture

    Création d’une commission travaux représentée par Jean Luc (Changement de portes et vmc à venir)

    • Carnaval : point échange avec la mairie + discussion parcours (à valider ou modifier) (15’)

    Suite aux discussions

    État d’un manque d’élan pour porter le projet au vu de son ampleur.

    Idée de mettre plus de forces vives pour l’anniversaire du 3f6s et ses 5 ans en 2024. En profiter pour faire un teasing du Carnaval de la Brouette en 2025.

    De plus : 15 jours après le potentiel Carnaval, il y a la fête de la Loire (organisée par Pell Run & le 15 rameurs) qui a lieu tous les 2 ans. Ce sont des forces vives habituées à ce genre d’organisation qui ne pourront prendre part à l’aventure cette année (fête organisée tous les 2 ans).

    Vote à l’unanimité pour reporter le carnaval en 2025 avec plus de forces vives et en profiter pour mettre l’accent sur les 5 ans du sissou (tout en conviant des brouettes sous les halles ainsi que les associations partantes pour animer le carnaval 2025).

    Yveline transmet la liste des contacts déjà effectués pour que le CA prenne le relais.

    • Planification des CA de l’année à venir (5’)

    Lundi 4/12 20h

    Mardi 23/01 20h

    Lundi 4 mars 20h

    Lundi 22 avril 20h

    Le 25 et 26 mai: anniversaire du 3f6s

    Mardi 11 juin 20h

    • Campagne d'adhésion (3’)

    Denis imprime le logo, et Lydie écrit à la main un texte de relance.

    Doubler avec Marion et la lettre des nouvelles (Denis).

    • Demande de TAMADI (10’) + demander à Yveline les coordonnées qu’on puisse leur répondre

    Nelly se charge d’aller à leur rencontre pour éventuellement programmer une rencontre au prochain CA. Le CA ayant besoin de plus d’info sur la forme souhaitée notamment.

    Ok pour le CA pour prêter le lieu hors ouverture => Luc se charge de trouver les dates et d'échanger avec eux.

    • Changement barillet PMR ? (mail de Charles d’aujourd’hui) (3’)

    Jean Luc s'en occupe. Jean Luc et Luc s’occupent de programmer un changement de porte (et vigilance VMC suite au changement porte: cf Denis)

    • Emploi d’une personne de ménage ? (demande de Karine)

    Reporté au prochain CA par manque de temps (grand ménage dans la semaine).

    • Lot sécu

    Travail sur le “document unique des risques” => permet de mettre en place des actions pour former/prévenir les risques/ … (Hugo) (au moins 3 personnes) + formation incendie => travail durant l’année

    - Achat gants jetables/grands nettoyables spéciaux pour le ménage WC

    - Livret d’accueil présentation et diffusion (pour les personnes aussi bien extérieures: artistes etc… qu'intérieur: bénévoles) => Mémo du bénévole

    - Un diable pour les fûts va être trouvé par Jean-Luc

    Prochain CA: Mesure sonore et sensibilisation au son (poster) pour comportement à l'extérieur (pendant les concerts). Doublé de la vigilance autour de la circulation dans la rue.

    Prochain CA Lundi 4/12 20h

    Le CA envoie plein de bonnes énergies à Bernard qui ne pouvait être présent ainsi qu’à Yveline !

  • Luc Burel représentera l’association du 3F6S pour la signature du prêt d’usage des locaux aux côtés de Bernard Bellot à l’étude notariale le…

    Présents : Luc, Nelly, Yveline, Christine, Hugo, Andaine

    ● Luc Burel représentera l’association du 3F6S pour la signature du prêt d’usage des locaux aux côtés de Bernard Bellot à l’étude notariale le 26 septembre prochain.
    Une délégation par procuration a été signée et lui a été remise par le bureau de l’association ce jour de CA.

    ● L’association Loire Sentinelle a fait part de sa volonté de revenir dans les locaux du 3F6S en 2024
    ► le CA a voté Oui

    ● L’association North Ferriby propose une collaboration avec le 3f6s dans le cadre du prochain anniversaire de leur jumelage avec la ville anglaise du même nom.
    Type de collaboration à définir avec eux.
    ► le CA a voté Oui

    ● L’association Désir de Démocratie souhaite enregistrer un débat avec Jet FM dans les locaux du 3F6S. Débat ouvert à tous.
    ► le CA a voté Oui
    Des propositions de dates sont en cours (avant la fin de l’année 2023)

    ● Un “troc enfants” est à venir courant automne
    ► Aura probablement lieu un dimanche d’octobre

    ● Retour des Concerts Enfants
    ► le 1er aura lieu un mercredi des vacances de la Toussaint, avec un goûter
    l’artiste reste à valider (pistes en cours)

    ● Yveline a émis le souhait d’être accompagnée lors des prochains rendez-vous avec la mairie afin de passer le relais

    ● Carnaval de la Brouette (14 Avril 2024)
    ► faire une demande de subvention pour des groupes de musique
    ► définir un budget

    ● Prochaine AG du 3F6S le 15 octobre sous la Grange
    ► Hugo envoie les convocations

    ● Aurélie Robert propose un apéro espagnol dans les locaux du 3F6S
    ► le CA a voté Oui
    ► proposition à faire pour les 1ers vendredis du mois

    ● Soirée bénévoles à venir
    ► Date à définir

    ● Site internet, certaines infos désuètes aujourd’hui
    ► demande à chaque commission de rédiger un petit texte de leur activité et bilan de l’année + envoyer une photo des participants de chaque commission

    ● L’association L’Art à la Pell’ souhaite refaire sa manifestation les 25 et 26 mai 2024 en parallèle d’un (petit) évènement du 3F6S (anniversaire moins important en 2024 du fait du carnaval 1 mois avant)

    ● 5 personnes du CA actuel ont fait part de leur souhait de sortir de ce dernier
    ► Christine, Linda, Florent, Yveline, Aurélie

  • Fermeture/réouverture du bar cet été · Le Carnaval de la brouette · QUE TOUT SOIT CONVENU AVANT FIN DÉCEMBRE · Budget ludothèque

    1. Fermeture/réouverture du bar cet été

    Le bar fermera le 29 juillet.

    En juillet, un seul créneau sera assuré le vendredi, jusqu’à 19h30, en raison de l’ouverture de la Déhale. Le bar sera également fermé le dimanche.

    Réouverture prévue le jeudi 24 août.

    2. Le Carnaval de la brouette

    - Forum des associations le samedi 2 septembre (14h-18h) à René Cassin :

    But : parler du carnaval, inciter les associations et les particuliers à s’inscrire, faire remplir des formulaires d’inscription…

    Tables, chaises et grilles pour le stand fournies par la mairie.

    Il y aura un prototype de brouette fabriqué par Jean-Claude Voirpy et Capucine. Besoin d’un panneau d’affichage pour donner envie aux gens de s’inscrire (coloré et gai, visuels de brouettes…). Nelly a un panneau qu’elle peut repeindre. Nombreuses photos envoyées par mail par Yveline qu’on peut imprimer.

    Autres choses à apporter : drap et nappe de couleur jaune ou rouge, les formulaires d’inscription (asso et particulier), pinces à linge, stylos…

    Bénévoles sur le stand :

    14h-15h : Hugo et Philippe

    15h-16h : Nelly et Yveline

    16h-18h : Andaine, Marine et Pascale

    - Le carnaval

    La mairie a validé le projet et la participation de la commune, elle financera un poste de secours.

    La mairie s’occupe de définir le parcours.

    Défilé des brouettes et danseurs, musiciens…

    2 chansons à écrire, dont les paroles seront distribuées à tous (notamment les écoles) bien en amont de l’événement.

    Bal et buvette à l’arrivée (sous les halles si mauvais temps).

    On ne paye pas de groupes, tout le monde participe bénévolement.

    Sauf si vraiment on ne rassemble pas assez de musiciens, alors on envisagera de sortir des sous…

    Sauf pour le bal : il faudra effectuer une demande de subvention auprès de la mairie pour payer le ou les groupe(s). Trouver une fanfare groove, dansante. La mairie mettra à disposition des praticables pour les musiciens.

    Question de la buvette et de ses recettes :

    C’est le Trois Francs Six Sous qui lance l’idée, organise… et nous sommes un bar : logique que l’on tienne la buvette.

    Proposition aux autres asso : qu’elles tiennent des stands de nourriture (galettes, saucisses, gâteaux…)

    Il faudra bien donner tout le détail de l’organisation à la mairie.

    QUE TOUT SOIT CONVENU AVANT FIN DÉCEMBRE

    - Formulaires à distribuer aux asso et particuliers lors du forum et ensuite : Pour les asso : coordonnées, référent, projet (danse, musique…), tenue de stand de nourriture ou non

    Pour les particuliers (participation avec brouette) : coordonnées + règlement technique.

    (Marine se charge de faire les formulaires)

    - Pour le règlement technique (longueur, largeur, hauteur, pas de moteur, âge minimum, etc.), le rédiger à partir des exemples trouvés par Hugo et envoyés par mail.

    Un contrôle technique aura lieu lors du carnaval avant le départ du défilé. On aura une liste des brouettes inscrites (cf. formulaire d’inscription)

    - Communication : une affiche et des flyers pour le bar et le forum (Hugo ?) + envoyer un mail de rappel aux asso et adhérents une semaine avant le forum

    - Concours : la brouette la plus belle, la plus folle, etc. ?

    - Réveil du dragon… ou pas ? La question du parcours se pose, le dragon serait beaucoup plus imposant que les brouettes. Question aussi de sécurité. Et il doit vraiment être réveillé (besoin de bénévoles, car seulement structure métallique à ce jour).

    - Installer une boîte à idées dans le bar

    - S’engagent pour l’instant dans le comité d’organisation : Anne-Cécile, Marine, Nelly, Philippe, Yveline.

    3. Budget ludothèque

    Hugo se charge d’acheter des jeux de société pour la future ludothèque du bar. Ok pour 250 euros de budget.

  • Présentation du projet de Désir de Démocratie · Point anniversaire du 3F6S · Carnaval · Problème accès au « Cochon qui rit » · Point Chorale…

    Présents C.A. : Christine, Yveline, Linda, Bernard, Marine, Philippe, Hugo, Luc, Nelly

    Présents invités : Solène et Sidonie

    Absents excusés : Florent, Aurélie, Andaine

    1. Présentation du projet de Désir de Démocratie

    Représenté par Solène et Sidonie, ce récent collectif a vu le jour à des « apéro débats » que faisaient un groupe d’amis désireux de débattre et de communiquer lors et à la suite des élections présidentielles puis législatives.

    L’idée d’organiser un débat participatif à thème une à deux fois par an a germé.

    Un premier débat a déjà eu lieu, ayant eu pour thème « démocratie ? dictature ? » Ce débat est enregistré et animé par deux personnes compétentes dans des domaines en lien avec le thème (journaliste, historien, avocat...).

    Chacun peut se joindre au débat pour écouter, réagir, donner son avis ou pas. L’enregistrement est ensuite diffusé sur la radio « Jet FM ».

    Pour vous donner une idée, un podcast est consultable en ligne.

    Le collectif Désir de Démocratie aimerait que le deuxième débat ayant pour thème « Libertés du citoyen » puisse avoir lieu au 3F6S.

    Le C.A. valide ce projet, trouvant que c’est une façon supplémentaire de rassembler et de communiquer sur des sujets devenus parfois tabous.

    2. Point anniversaire du 3F6S

    Bilan financier :

    Chiffre d’affaire : 10070 euros

    Charges globales : 5795 euros

    Proposition de la Scicassisou acceptée par le CA de répartir ainsi les charges de la façon suivante : 2500 pour la Scic et 3295 pour le 3F6S

    Bénéfice pour la Scic 7 570 euros

    Globalement, l'anniversaire fut cette année encore une belle réussite.

    Certains disent qu’on aurait pu avoir davantage de monde si la com avait pu se faire plus tôt. A l’avenir veiller à anticiper les demandes d’autorisation auprès de la Mairie afin de pouvoir communiquer plus tôt et plus largement (signalétique, affichage, fléchage etc...)

    3. Carnaval

    Sur une idée originale d’Yveline, le C.A. propose que l’an prochain le 3F6S organise un Carnaval au lieu d’un anniversaire sous la forme que nous lui connaissons.

    Il aurait lieu vers le 13/14 avril (à confirmer)

    Enthousiasme général ! Carnaval de brouettes validé !

    Voir mail d’Yveline à suivre…

    4. Problème accès au « Cochon qui rit »

    Nécessité absolue d’être plus vigilant le samedi midi et notamment au moment de la chanson quant à l’accès des clients de la charcuterie qui doit rester libre (l’accès ... la charcuterie aussi...)

    Le fort succès de notre « chanson de midi » génère une marée humaine difficile à canaliser et nous devons trouver un remède à cela rapidement.

    Le C.A. décide finalement de ne pas changer l’horaire de la chanson de midi comme évoqué au début de la discussion.

    Cependant le placement des musiciens sur le trottoir côté « cochon qui rit » permettrait d’avoir très naturellement les chanteurs de l’autre côté et ainsi libérer l’accès.

    Autre idée : créer une équipe spéciale qui gèrerait la terrasse d’une manière humoristique et porterait pourquoi pas un uniforme... Bernard et Linda sont sur le coup.

    5. Point Chorale

    Face à de nouvelles demandes d’adhésion à la chorale du 3F6S pour la rentrée de septembre, Linda se posait la question de l’ouverture ou non d’un deuxième chœur, impliquant un(e) deuxième chef(fe) de chœur et une organisation plus compliquée.

    Après débat et délibération, le C.A. décide de ne pas créer ce deuxième chœur, considérant qu’il n’existe qu’une seule chorale du 3F6S, unie et solidaire.

    Quelques sortants seront remplacés et peut-être que l’effectif pourra être revu à la hausse selon le nombre de demandes en septembre.

    6. Le P’tit bal de poche

    Yveline et Bernard envisageaient de faire un bal sous la grange le 18 juillet…

    Car 3 musiciens en tournée à vélo seront présents ce jour-là au Pellerin et repartent le lendemain sur la route.

    Question : l’événement peut-il se passer sous couvert du 3F6S mais à l’extérieur ?

    Étant donné que le 3F6S n’organise pas de bal du 14 juillet à proprement parlé, le C.A. se prononce pour le « le Bal décalé du 3F6S » le 18 juillet au bar, animé bien sûr par le P’tit bal de poche (horaire à définir).

    7. Affiche Saint Colomban

    (manif contre l’extraction effrénée du sable...)

    Question : Peut-on coller l’affiche sur la vitrine du 3F ?

    Réponse : NON pas d’affiche en vitrine mais des flyers à l’intérieur du bar OUI

    8. Livres des Cigognes

    Le C.A. n’était pas favorable et s’était prononcé lors d’un précédent C.A. et pourtant le livre se retrouve en vente sur le bar…

    Voir avec l’équipe librairie…

    9. Point deal fromage

    Il faut aussi lui redire et le redire à TOUTE l’équipe bar que le plateau est prêt dès le début du marché et qu’on le récupérer vers 10h30. (Hugo s’en charge)

    10. Point rdv agrandissement terrasse / réorganisation

    Rdv pris avec la mairie et le placier pour évolution de la terrasse

    Actuellement, l'accès à la charcuterie est compliqué du fait de la proximité du stand à côté de notre terrasse alors qu’un passage est censé être libre.

    En attendant, on va pousser la barrière bloquant la rue pour agrandir le passage pour les piétons depuis la place de la mairie et fluidifier l'accès au marché. = rester vigilant sur placement terrasse.

    11. Bilan dimanche

    Il s’agissait d’une ouverture exceptionnelle pour une personne qui est née dans le café au milieu du siècle dernier. Voir CR de Yveline par mail. C’était super et riche de souvenir du lieu.

    12. Espace Archives affiches & presse

    Utilisation du slack pour centraliser ce genre de doc

    13. Date AG annuelle

    — Le 1er octobre —

    14. Achats divers

    Guirlande lumineuse, fanions (récup et couture), porte voix & guinde en achat.

    Dates à retenir :

    • 18 juillet Le Bal Décalé
    • 1er octobre 10h30 Assemblée Générale du 3F6S dans la grange chez Bibi&Belo
  • Récapitulatif de dernier CA

    Étaient présents: Luc, Nelly, Christine, Hugo, Andaine, Yveline, Bernard Philippe et l’aimable participation de Jean Yves.

    Récapitulatif de dernier CA :

    • Zones d’affichage: toujours à définir, Yveline voit Lydie. Emmanuel aidé par Christine va laver les vitrines et carreaux du 3F6S, on se dit que ça serait bien si c’est fait dans las 3 semaines.
    • Un rappel sera fait à la réunion Bar (le 15/04) concernant le stationnement devant le 3F6S.
    • Le code de la boîte à clés est inscrite dans le planning bar du 3F6S.

    Il a été convenu d’acheter un tableau blanc pour les tarifs derrière le bar (Hugo et Andaine)

    Chaudière : fuite, il a été décidé de voir cela avec Jean Luc.

    Impression de la charte : pas encore corrigée, Christine s’occupe de l’impression.

    Day after day : uniquement aux heures d’ouverture

    Dégustation d’un nouveau café (café Loulé), elle est prévu pendant la réunion bar.

    Pour l’anniversaire du 3F6S, tout le monde est ok pour une location de tables si nécessaire.

    Et le régisseur sera financé par la Scicasissou.

    Proposition DJ set, ok pour une fois, ça sera gratuit et boissons offertes pour le DJ.

    Pour les bénévoles qui sont en activité au bar, deux boissons sont offertes.

    Christine a pris l’initiative de mettre l’affiche sur ‘Le rassemblement de la Montagne” et elle s’en excuse suite à un tour de table où chacun s’est exprimé sur la question “peut-on faire tout et n’importe quoi au 3f6s”.

    Intervention de Jean Yves :

    • Le prêt d’usage signé depuis quatre ans va devenir notarié.
    • La Scicasissou doit créer des évènements pour financer le remboursement de l’emprunt (L’anniversaire du 3F6S rentre dans ce cadre là).
    • Toutes les recettes iront à la Scicasissou tandis que les chapeaux, la boîtes de soutient et Exponentiel iront à l’association 3F6S.
    • Il nous rappelle qu’il faut bien comprendre que la Scicasissou et l’association du 3F6S c’est le projet 3F6S.

    Prochain CA: le 5 juin à 20h.

  • Reportés/à gérer

    Présents : Bernard, Christine, Florent, Linda, Luc, Marine, Nelly, Philippe et Yveline.
    + Jean-Yves (pour Yasissou)
    + Annie (pour Pell’Mêle)

    1. Jean-Yves nous présente la page forum créée et administrée par Charles pour les questions-réponses des futurs associés de la Scic. Ils pourront y accéder durant tout le mois de mars pour échanger jusqu’à l’AG prévue le 2 avril.
      https://scicasissou.wixsite.com/scicasissou
    2. Jean-Yves nous présente les chiffres pour la création de la Scic.
      Le prix de vente est de 200 000 euros. Un ajustement sera à faire au moment du rachat de la licence pour prendre en compte l’inflation.
      On a réussi à rassembler 145 000 euros, dont 20 000 versés par le 3F6S. Le 3F6S versera aussi ensuite 15 000 sur trois ans (5 par an).
      Sources de financement : les loyers, qui vont légèrement augmenter, et le bar.
      La Scic prendra les charges à son compte. Elle touchera les loyers.
      Un droit d’usage de trente ans sera accordé au 3F6S.
      Un emprunt de 100 000 euros à un taux d’environ 4 % est nécessaire (sur 8 à 12 ans).
      Pour l’AG exceptionnelle du 12 mars :
      - Engagement du 3F6S = 20 000 euros à la création de la Scic + 15 000 sur trois ans
      - Puis à partir de la 4e année : 50% maximum des bénéfices pourront servir au rachat d’actions des sociétaires qui souhaiteraient récupérer leur argent.
    3. Compte tenu de l’augmentation des prix de l’énergie et de l’augmentation des prix des produits, les prix des boissons doivent être augmenté :
      - le café passe à de 1,20 à 1,30
      - le muscadet et le rouge passent de 1,50 à 2
      - le coca passe à 2
      - la bière passe de 2,50 à 3
      - le chocolat passe de 2 à 2,50
      Cette augmentation sera effective dès le 2 mars 2023, et annoncée au préalable par mail à l’équipe bar.
    4. Les spectacles enfants ont beaucoup de succès mais nous font perdre de l’argent car les chapeaux ne sont pas terribles.
      Christine va se renseigner sur les aides qu’il serait possible d’obtenir.
      Proposition : vendre lors du spectacle des gâteaux préparés en amont par quelques bénévoles. À tester lors du prochain spectacle le 19 mars (“Pourquoi les trains fantômes…”).
    5. Besoin d’une clarification des zones d’affichage sur les vitrines :
      Lydie va écrire de sa belle écriture pour définir différentes zones
    6. Trouver une autre date pour le troc enfants initialement prévu le 19 mars, car AG Pell’Mêle à 10h30.
    7. Apéro-zik : peut-être changer le créneau pour dimanche, car le vendredi soir il y a beaucoup de monde et le principe de l’apéro-zik n’est pas respecté. Dernier essai le vendredi 10 mars, puis changement si besoin.
    8. Hugo propose de créer une ludothèque de jeux d’occasion. Il va voir avec l’équipe librairie s’il peut obtenir un peu d’espace en hauteur pour la créer et la gérer.
    9. Demandes de Pell’Mêle : créneau supplémentaire, oui sur le principe, mais pas le mercredi après-midi car 1 fois sur 2 c’est Compotes et P’tits potes.
      Dans la réserve, bien redéfinir les zones réservées à la Petite épicerie / le 3F6S car ça déborde. Un marquage bien visible va être fait.

    Reportés/à gérer :

    • Autorisations mairie pour week-end anniversaire (Hugo)
    • Tickets repas lors des concerts
    • Accueil résidents de l’Ehpad (à voir avec Agnès)
    • Document unique des risques, visite annuelle de sécurité
    • Affichage “Attention au bruit”, affichage voiture, affichage adhésions
  • Point d’étape des actions faites, suite aux décisions prises lors du dernier CA · Proposition d’une ouverture pour les enfants le mercredi…

    Étaient présents : Bernard Bellot, Luc Burel, Marine Dérobert, Nelly Duvergé, Florent Duveau, Aurélie Le Guen, Hugo Pacaud, Philippe Pacaud, Yveline Pallard, Christine Plessis, Andaine Tiphaigne

    1/ Point d’étape des actions faites, suite aux décisions prises lors du dernier CA

    Le CA ne sait pas si les tickets restaurant ont été mis en place pour les musiciens, leurs familles et amis.

    Décision ce jour : la prog et la cuisine voient ensemble ce qui se fera réellement et nous tiennent au courant, le CA sera d’accord avec les choix de l’équipe cuisine.

    2/ Proposition d’une ouverture pour les enfants le mercredi

    Décision : le CA dit oui, valide cette ouverture.

    Christine se propose pour faire le lien avec l’équipe qui a fait cette proposition (Flora).

    3/ Proposition d’une ouverture pour les personnes résidant à la maison de retraite

    Décision : le CA dit oui, valide le principe de cette ouverture.

    Linda se propose pour faire le lien avec la maison de retraite, et organiser cet accueil.

    4/ Sécurité

    . Il faut créer un document unique des risques.

    Une équipe se constitue pour le faire, Luc, Hugo, Bernard.

    . Il faut réorganiser l’espace sanitaire, le rangement des produits de ménage, et faire un étiquetage clair.

    Une équipe se constitue pour le faire, Hugo et Yveline.
    Ghis sera sollicité pour confectionner des étiquettes, dans l’esprit de celles qui existent déjà (faites par lui).

    . Obligation à l’extérieur d’un affichage « attention au bruit ».

    C’est à faire, il faut désormais que quelqu’un se propose pour le faire.

    . Un affichage serait bienvenu le samedi soir en amont et en aval du croisement devant le bar, pour prévenir les automobilistes de la présence de piétons devant le bar.

    Il faut désormais que quelqu’un de propose pour le faire.

    . Veiller à faire la visite annuelle de sécurité

    5/ Yassissou

    . Point d’info. Les décisions de CA et votes sont remis à plus tard, car le travail est encore en cours du côté de la SCIC.

    . Proposition d’une charte de valeurs, commune à la SCIC et l’association 3f6s

    Décision : le CA valide cette proposition.

    Une équipe se constitue pour travailler sur cette charte, Marine et Yveline. Marine se propose pour la rédaction, en lien avec l’équipe SCIC.

    6/ Proposition d’atelier

    Joël Vaillant propose d’animer un atelier « chant en canon».

    Décision : le CA dit oui pour une intervention ponctuelle, le 3f6s n’ayant plus de créneau pour une activité récurrente.

    Le contact 3f6s pour cette activité : Linda

    7/ Anniversaire 3f6s

    Une équipe se constitue pour organiser l’événement, Luc, Marine, Aurélie, Bernard, Philippe et Christine.

    Christine se propose pour coordonner l’événement.

    8/ Le CA valide une légère augmentation des prix du bar.

    Au vu des augmentations des produits chez les fournisseurs, l’équipe bar propose une augmentation des prix du bar.

    Décision : le CA valide cette augmentation, qui prendra effet après la réunion BAR du 28/01/2023.

    Une liste des produits et prix BAR est à finaliser.

    Il faut désormais que quelqu’un se propose pour la faire.

    9/ Proposition d’une boite à contenants

    Décision : le CA dit non, il y a trop de choses déjà dans le bar.

    10/ Demande de dépôt vente d’un livre d’ACROLA

    Décision : le CA dit non, il y a trop de choses déjà dans le bar, et gérer une vente n’est pas de notre ressort.

    11/Adhésions

    Info : pour inscrire les nouveaux adhérents dans mailjet (s’ils souhaitent recevoir la lettre des nouvelles), deux moyens existent aujourd’hui, la tablette (inscription directe vers mailjet) et le support papier (Pascal relève les mails et les entre dans mailjet).

    Constat : le CA constate que des améliorations sont à apporter dans l’information concernant les adhésions.

    Décision : confectionner une affiche qui rappelle que le bar est une asso, que l'adhésion est obligatoire et la cotisation libre, rechercher un objet mieux que la tirelire chat, ainsi qu'un meilleur endroit pour mettre tout çà afin que ce soit plus visible et lisible.

    Il faut désormais que quelqu’un confectionne cette affiche.
    Quelle serait la meilleure place pour mettre tout çà, et qui le fait?

    PROCHAIN CA le lundi 27 février à 20h

20227 comptes rendus

  • CA du 14/11/2022

    Présents : Hugo Pacaud, Bernard Bellot, Nelly Duvergé, Philippe Pacaud, Aurélie Le Guen, Christine Plessis, Linda Chellali, Luc Burel, Andaine Tiphaigne, Florent Duveau, Yveline Pallard, Marine Dérobert

    Absent : Néant

    1. Rencontre du nouveau CA
      Objectif : décider et acter les moyens financiers à allouer pour des achats/investissements principalement. Le CA est aussi garant des statuts de l’asso.

      Rappel des différents organes de l’asso :
      - en commission : bar, communication, cuisine, prog, libraire, coworking (espace au dessus, loués uniquement par des adhérents)
      - autres organes gravitant autour de l’asso : association Pell’-mêle (avec La Petite Epicerie le vendredi), association Essenciel (organise des expos dans le bar) principalement

      Organisation des CA :
      Un CA tous les 2 mois, sauf si cas exceptionnel nécessitant de le réunir. Sinon, échange via le groupe Whatsapp créé à cet effet.
      Le lien vers l’ODJ est disponible dans la description du groupe.

      Moyens de communication :
      Le moyen principal retenu pour échanger entre membres du CA est Whatsapp ; les mails avec parcimonie…
      Constat fait que Slack est peu utilisé. Jusqu’à une adoption plus importante (ou pas), cet outil peut servir principalement de stockage de fichiers (CR réunions, diagramme, photos, etc…)

      Action :
      mise à jour des adresses mail des membres
      → Qui : Hugo
    2. Bilan de l’AG précédente
      Refaire un anniversaire (les 13 et 14 mai 2023) est validé par tous. Volonté de demander aux animateurs de soutenir le 3F6S (prestations gratuites ?) + utiliser les bénéfices pour la SCIC.

      L’asso peut d’ores et déjà acheter des parts pour la future SCIC à hauteur de 20k€ (validé par Jean-Yves). Montant validé et accepté par le CA (peut être revu à la baisse si nécessaire).

      NB : Pell’mêle a acheté pour 2k€ de parts

      Action :
      rédiger le CR
      → Qui : Bernard, Hugo et Luc
    3. Election du bureau
      L’ancien Bureau est réélu à l’unanimité et Luc est élu en qualité de vice président
      Président : Hugo Pacaud
      Vice-Président : Luc Burel
      Trésorier : Bernard Bellot
      Vice-Trésorière : Nelly Duverger

      Objectif : le-a Président-e forme le-a Vice-Président-e qui prendra sa place l’année suivante (dans l’idéal). Idem pour le-a Trésorier-e et le-a Vice-Trésorier-e.
    4. Cuisine
      Problématique soulevée par Linda : les soirs de concert, il arrive que la famille ou les amis des artistes profitent des repas sans avoir été prévus :
      - malaise pour les bénévoles de la cuisine et du bar qui souvent, n’osent rien dire.
      - cela va au détriment des repas prévus pour les bénévoles qui ont parfois laissé leur part…

      Actions :
      - prévoir un document à envoyer aux artistes pour définir le nombre de repas : demander un retour minimum une semaine avant, rappeler qu’il ne pourra être servi de repas supplémentaire ; le 3F6S reste une asso.
      - utilisation de tickets repas à présenter ? (peut-être pas utile à chaque fois si le groupe n’a que peu de personnes)
      → Qui : commission prog
    5. Lettre des Nouvelles
      Marine passe le relais à Yveline. Les infos à transmettre sont majoritairement par mail et cela convient aux différents concernés (prog, cuisine, rédacteur de lettre et Charles qui administre le planning)
    6. Tablette et utilisation
      Sert à :
      - inscrire les adresses mail des nouveaux adhérents (à leur faire faire directement de préférence)

      Peut être utile pour :
      - consulter/compléter le tableau des permanences du bar
      - consulter le Guide des bonnes pratiques (à finir prochainement)

      Actions :
      supprimer le mot de passe si possible (l’inscrire à l’arrière si pas possible)
      → Qui : Philippe/Hugo
      optimiser l’accès à ces différents fichiers (raccourcis bureau ?)
      → Qui : Florent
    7. Nouveautés
      - Communiquer aux bénévoles l’existence du tableau veleda ajouté dans la cuisine en début d’année scolaire via l’adresse mail du groupe bénévoles
      - Communiquer l’ODJ du CA dans la Lettre des Nouvelles et sur le site (on le fige à 1 semaine, il pourra tout de même évoluer si nécessaire)
      → Qui : Yveline pour LDN et Florent pour le site
    8. Espace coworking
      Anne Guegan a quitté son bureau.
    9. Adhésion et dons pour le rachat
      Décision de ne relancer les adhérents qu’à partir de début 2023 pour le renouvellement de leur adhésion afin de ne pas mélanger tous les besoins (adhésion, rachat, etc…)

      NB : confusion fréquente des tirelires Adhésion et Lettre à Lulu (mettre la Lettre à Lulu et la tirelire ailleurs)
    10. Licence d’entrepreneur du spectacle
      Hugo est désormais formé à la sécurité, en lien avec la Licence d’entrepreneur du spectacle obtenue pour le lieu et effective en 2023
      → Les Guzo pourront être conclus directement avec le 3F6S
    11. Demande de prêt du bar
      - Par Solaris
      Refus du CA pour la raison suivante :
      les lieux n’ont pas de disponibilité récurrente à proposer
      Action :
      répondre à la demande (ils sont, bien sûr, bienvenus aux heures d’ouverture du bar)
      → Qui : Christine

      - Par LPO (veulent faire une conférence
      Accord donné. Ce sera le 17 novembre 2023 (pour les 30 ans de la LPO)
      Action :
      répondre à la demande
      → Qui : Yveline
    12. Ouverture à Noël
      ouverture pendant les vacances sauf les dimanches 25/12 et 1/01
    13. Chant pour tous
      Julien Weber propose de le faire au 3F6S de temps en temps.
      Accord donné par le CA.
      1ères dates retenues les lundis 28 novembre et 12 décembre à 20h
    14. Prochain CA
      le 9 janvier 2023
  • Denis Jahier et Camille Yvin sont venus pour présenter un projet

    Étaients présents : Bernard, Florent, Hugo, Linda, Marine, Nelly, Philippe

    Denis Jahier et Camille Yvin sont venus pour présenter un projet

    • Programmation de l’AG de l’association le 11 octobre à 19h. Lieu encore à définir. Prévoir annonce + lien pour donner son pouvoir.
      (Date à changer ? Jean-Yves sera absent, pose problème pour Yassissou)
      Jeudi 22 septembre, réunion de préparation de l’AG chez Philippe à 19h30.
    • Yassissou : pour l’instant il y a 83 000 euros de promesse. Il va falloir relancer, communiquer de façon plus large.
    • Licence spectacle : demande se fait en ligne. Obligation de formation accélérée (2 jours) d’un coût de 500 euros. Accord du CA pour payer la formation à Hugo Pacaud et Simon Morant.
    • Proposition d’un “apéro-musique” par Denis et Camille : se retrouver pour écouter et parler d’un disque, d’un artiste, d’un morceau. Question du matériel : trouver une caisse, un endroit où la laisser dans le café. Premier “apéro-musique” le vendredi 14 octobre à 20h.
    • La chorale : une nouvelle cheffe de chœur, Magalie Goutdubois. Les répétitions auront à l’église de Saint-Jean de Boiseau 1 jeudi sur 2 (19h-21h), puis à partir de janvier, 1 samedi par mois au 3f6s (9h-11) + 1 jeudi par mois à l’église. Le tarif est inchangé : 110 euros l’année pour 40h de chorale.
    • Cuisine : relancer l’équipe formée lors de l’anniversaire (environ 22 personnes). Trouver un ou plusieurs référents. Ajouter un créneau cuisine sur le planning pour les soirs de concert.
      Trouver un endroit où les bénévoles puissent entreposer leurs affaires lors des concerts (la cuisine est trop encombrée !!). À voir lors de la prochaine réunion de l’équipe bar (lundi 19 septembre).
    • Expo Essen’ciel : une cagnotte sera mise en place pour que les gens laissent des sous en échange de petites reproductions des œuvres type cartes postales.
    • Question des ateliers payants : l’envie/besoin doit venir des adhérents, ce sont qui doivent être force de proposition. Sinon, risque de perte d’identité de l’asso. Sujet à mettre à l’ordre du jour de l’AG.
    • Projection des photos de l’anniversaire : le soir de l’AG. Philippe s’en occupe.
    • Ajouter un lien ordre du jour à la fin de chaque CR (pied de page). Et pour la lettre des nouvelles : “Le CR du dernier CA est en ligne sur notre site”
    • Coworking : gros problème de chaleur sous les toits cet été/pas d’isolation. 1 mois de loyer remboursé de façon rétroactive aux deux occupants.

    La prochaine réunion du CA aura lieu le 18 octobre à 20h.

  • Licence entrepreneur de spectacle · Récapitulatif achat collectif du 3F6S · Point Co-Workeurs · Bilan moral et financier de l’anniversaire

    Étaient présents : Hugo, Florent, Marine, Jean-Claude, Philippe, Linda, Romain, Bernard et Nelly.

    Le C.A. prend acte en début de séance de la démission de Raphaëlle Duquesnoy de ses qualités de vice-présidente et de membre du conseil d’administration du 3F6S.

    Licence entrepreneur de spectacle

    Pour rappel, l’association ne peut organiser plus de 6 manifestations par an sans licence entrepreneur de spectacle et ce nombre a été atteint. Il n’est donc plus possible d’utiliser le GUSO.

    Du fait de sa démission, Raphaëlle cherche à être relayée pour la gestion du dossier de licence d’entrepreneur de spectacle, les documents sont prêts à être expédiés (Bernard étant désigné pour être détenteur de la licence).

    Cependant et jusqu’à maintenant le CA n’en avait pas l’information, Jean-Claude est détenteur d’une telle licence. Reste à vérifier si elle peut se transférer d’une structure à une autre et si elle peut être utilisée à plusieurs endroits. Si tel était le cas, cela simplifierait les démarches auprès de la DRAC

    Récapitulatif achat collectif du 3F6S

    Jean-Yves et Bernard font le tour des solutions de transmission du 3F6S exploitables et qui pourraient éviter la préemption que tout le monde redoute.

    Des nouvelles prochainement…

    Point Co-Workeurs

    Les différents locataires du 3F6S souhaiteraient pouvoir prendre leurs pauses repas dans le bar afin de ne pas empiéter sur leurs espaces de travail. Ils font remarquer qu’il arrive souvent que trainent des aliments dans les frigos du bar et que des pots contenant du sucre par exemple soient mal fermés ce qui régale les fourmis ! Une réunion de l’équipe bar devrait avoir lieu prochainement et ce point sera abordé.

    Concernant l’entretien des espaces communs, la nomination d’un référent co-workeur est en cours, afin de permettre une meilleure gestion des lieux.

    Bilan moral et financier de l’anniversaire

    Il reste des intervenants à dédommager de leurs frais.

    L’association se porte bien, les recettes du week-end avoisineraient les 7000 euros et la trésorerie est confortable.

    Jean-Yves doit nous faire un point comptable d’ici une semaine.

    Prochain C.A. le mardi 5 juillet 2022.

  • CA du 03/05/2022

    Étaient présents : Bernard, Florent, Hugo, Jean-Claude, Luc, Marine, Philippe

    • Luc demande s’il est possible de trouver un créneau pour une micro-chorale qui vient de se mettre en place. Le créneau de mercredi de 18h à 19h est choisi (avant le flamenco).
    • Demande d’un réflexologue plantaire pour organiser des séances au 3F6S. Après débat, la demande est rejetée, car la médecine douce n’a pas vraiment sa place ici + question d’hygiène. Lui suggérer de contacter l’Escapade.
    • Ghis et Hugo doivent s’occuper de créer une affiche “fermeture exceptionnelle”, à mettre en cas d’absence de bénévoles pour tenir le bar.
    • Bernard et Christine s’occupent de rédiger un règlement intérieur/mode d’emploi du bar à l’attention de tous les bénévoles bar, qui sera affiché derrière le bar.
    • Toujours la question du créneau de dimanche : le bar est quasi-vide si aucune activité n’est organisée. Piste : fermer pendant les beaux jours, sauf si activité. La projection de films pose problème en raison des droits. Relancer la question après le week-end anniversaire, voire à la rentrée.
    • Est-il utile d’acheter une machine à faire des chocolats chauds, sachant qu’elle coûterait autour de 500 euros ? Non, car trop cher pour le peu de chocolats qui sont demandés/faits. Quand rush, notamment lors des concerts, on a le droit de dire qu’on ne fait pas de chocolats à ce moment-là.
    • Achat d’une tablette d’occasion (autour de 100 euros) pour enregistrer les mails des nouveaux adhérents, diffuser de la musique, créer des notes “post-it” à l’attention des autres bénévoles… Hugo et Philippe se chargent de trouver une tablette. D’abord demander à Pell’mêle avant de considérer un achat.
    • Licence spectacle : Hugo s’en occupe, c’est en cours.
    • Envoi des mails : ne PAS RÉPONDRE À TOUS afin d’éviter une surcharge de mails. Mettre une petite phrase sympa à la fin des mails pour le demander, du style : “ S’il vous plaît les amis, ne faites pas “répondre à tous”, répondez simplement à la personne concernée.”
    • Yasissou : le Trois Francs Six Sous mettra très certainement de l’argent, mais cela doit être décidé en AG. Le 3F6S paiera très certainement un loyer à la Scic.
      Pour la Scic, lancer un appel à participation sur HelloAsso ?
      Faire une affiche avec message “racoleur” pour inviter les gens à adhérer.
      Il faudra organiser un CA spécial Scic après le 14-15 mai.
    • Pour information, il reste une cheminée à abattre côté atelier de Hugo, car risque de chute en cas de tempête. Bernard va faire appel à François, couvreur qui s’est déjà occupé de l’autre cheminée.
    • Pour les tabliers des bénévoles bar, la couleur sera noire, le logo placé sur le torse. Hugo doit en informer Romain pour transmission à l’imprimeur.
    • Ghis va s’occuper de faire un tampon 3F6S.

    La prochaine réunion du CA aura lieu le 07/06 à 20h.

  • Premier point · Second point : Expositions · Troisième point : communication du CA et au CA · Quatrième point · Cinquième point : École de…

    Étaient présents: Bernard, Yveline, Marine, Philippe, Hugo, Nelly, Linda, Romain & Mélodie F en première partie.

    Premier point :

    Discussion sur la proposition de Inter-pell de faire son AG constitutive au 3f6s.

    Nous avions décidé lors de précédents CA d’ouvrir le lieu aux autres associations (sauf politique). Or, interpelle est une association purement politique et par souci d’équité nous avons donc rejeté la proposition. Nous restons bien évidemment les bras grand ouverts pour venir en discuter autour d’un café !

    Second point : Expositions

    Avec la présence de Mélodie, nous avons discuté de la proposition d’expositions dans le lieu, organisées par l’asso Essen’Ciel. Il a été voté que l’association se chargerait de programmer les expositions au même titre qu’une commission du 3f6s. Bien entendu, il leur faudra communiquer les différentes informations avec l’équipe de communication du 3F6S, à Philippe pour l’agenda et faire attention aux affichages sur le fond de scène afin d’être déplaçable.

    Ils se chargent de faire le point sur le matériel du 3F6S (cimaises) et le 3F6S se chargera de racheter du matériel au besoin.

    Troisième point : communication du CA et au CA

    Comment le CA communique ses dates : à L'heure actuelle nous écrivons toujours la date et l’heure du CA sur le tableau dans le café. Les réunions du CA sont ouverts à tous, et même conseillés si vous êtes concernés par un point à l'ordre du jour (trouvable ici: https://mensuel.framapad.org/p/ordre-du-jour-du-ca-du-161121-9qi9 ).

    Les comptes rendus sont disponibles sur le site Internet sur une page dédiée et transmis par mail à l’équipe bénévole. Il faut être vigilant sur ce point.

    Les différentes commissions sont libres d’ajouter des points à l’ordre du jour en envoyant un mail au CA ou en en parlant à l’un de ses membres

    Au vu du nombre de CA. et autres réunions par mois, Nous ne convoquons pas de CA exceptionnel. Les décisions qui devront être prises rapidement le seront sans doute par échanges mails entre nous (si c’est faisable : exemple, un vote pour une dépense urgente).

    Yveline, bien qu’ayant quitté le CA pour se libérer un peu de tout le travail que nécessite le 3f6s, reste une figure référente pour beaucoup. Elle est également l’intermédiaire auprès de la mairie (avec Hugo & Raphaëlle) et auprès de groupements d’asso, associations et collectifs.

    Pour rappel, vous pouvez contacter un membre du CA ou le CA via: ca.3f6s@retzien.fr

    Quatrième point :

    Licence d’entrepreneur du spectacle : le CA atteste de la décision de nomination du titulaire de la licence en la personne d’Hugo PACAUD en qualité de président.

    Cinquième point : École de design

    Projet avec les élèves de l’école de design : bilan rapide fait par Hugo sur les premières soutenances du projet qui ont eu lieu le mois dernier. La seconde phase est pour la semaine prochaine mais personne ne peut y être. Au CA personne n’est disponible non plus. La fin du projet est pour juin et tout le monde est très enthousiaste et à hâte de découvrir tous ces beaux projets autour du 3F6S.

    Sixième point : Yasissou & la SCIC

    Il s’est rapidement avéré que les membres du CA ne faisant pas partie du groupe de travail n’avait pas reçu le compte rendu de l’AG du 20 mars concernant le rachat collectif du 3F6S. Il est établi qu’il y’a eu un dysfonctionnement au niveau des mails et Yveline se charge de renvoyer le compte rendu réalisé par le groupe de travail.

    (Pour info, Raphaëlle, Jean Claude & Bernard sont dans ce groupe de travail)

    le mardi 05 avril : Jean Yves a expliqué le projet et travaillé avec Hugo sur un nouveau mode d’emploi plus complet afin de participer au rachat. Ce dernier est disponible au comptoir et Hugo a envoyé un mail récapitulatif à toute l’équipe des bénévoles. Hugo a également commencé à travailler sur une explication simple du projet à communiquer à tous les adhérents dès que ce sera achevé. Pour rappel une AG constitutive de l’ass’ Yasissou aura lieu le dimanche 24 avril à 11h au 3F6S.

    Les comptes rendus du groupe de travail autour du rachat collectif sont également disponibles sur le site du 3F6S au même endroit que les comptes rendus de CA.

    Septième point : l’anniversaire !

    Yveline fait le point sur le budget prévisionnel de l’événement qui aura lieu le 14 et 15 mai de cette même année. Après discussion il s’avère qu’il manquait une ligne pour la restauration des artistes et bénévoles.

    Après un rapide point sur nos disponibilités nous procédons au vote et le budget est validé par le CA.

    La communication autour de l’événement continue de se faire petit à petit en dévoilant la programmation du week-end.

    Huitième point : les poubelles !

    La semaine précédente la policière municipale a fait remarquer à Hugo qui passait là qu’il faut normalement rentrer les poubelles à l’intérieur. Cela est survenu un jour de grand vent après que les poubelles eurent été renversées et que la policière ait dû les redresser. Il est rapidement établi qu’il n’est pas possible de les rentrer dans le 3F6S et qu’il n’existe pas d’alternative actuellement.

    Le fait de le déplacer à l’autre bout de la place sur les zebra, à côté d’une autre poubelle est évoqué.

    Neuvième point : Les échanges mails.

    Linda fait part de son envie de bienveillance dans nos échanges. Certains mails, du fait de la nature de cet outil, peuvent facilement sembler à charge et peser sur l’esprit. Rappelons que nous sommes une petite équipe et que le 3f6s se porte bien, qu’il à été créé pour rassembler dans la convivialité.

    Nous pouvons encore alléger le nombre de mails. Nous sommes tous bénévoles, avec nos temporalités multiples et suffisamment proches pour en parler de vive voix au besoin ;).

    Pour rappel, nous avons slack, utilisé par une poignée mais permettant à la fois des échanges type mail que des discussions instantanées. On y trouve aussi plein de trucs utiles !

    Lien vers le slack pour les invitations: http://slack.3francs6sous.org/

    La Souplesse est aussi rappelée lors du CA. Nous restons une petite association à échelle humaine qui fonctionne, certes, avec une structure mais surtout avec des échanges de proximité plus infomels.

    Dixième point : tickets repas

    L’équipe cuisine met en avant le souci que l’on a eu plusieurs fois suite aux concerts/spectacles. Les repas sont prévus pour les artistes (un nombre fixé avec l’équipe programmation) et les bénévoles bar (souvent 4 ou 5). Or il est arrivé plusieurs fois qu’il ne restait plus assez pour les bénévoles voir même pour certains artistes car d’autres personnes se sont greffées à table (famille artistes, amis, …).

    Il est donc nécessaire de fonctionner avec des tickets pour les repas pour éviter de nouvelles mésaventures. Ces derniers sont déjà disponibles sur place pour l’équipe cuisine/programmation (dépendant de qui sera sur place avec les artistes pour leur donner). Nous avions déjà imprimé ces derniers il y a fort longtemps :-).

    Suggestion post CA: si les artistes préviennent bien à l’avance, il peut être possible de prévoir des repas supplémentaires au prix 3f6s (3 ou 4€) ? A voir avec l’équipe cuisine ! (Sinon il y a des solutions extérieures au 3f6s tels que la vespa, crêperie …)

    Le congélateur reprend du service à l’étage pour stocker des repas artistes/bénévoles.

    DATE PROCHAIN CA : Le 03 / 05 / 22 à 20h au 3f6s

  • Annie évoque les difficultés de stockage de La petite épicerie · Licence entrepreneur.se de spectacle · Point sur le projet de l’École de…

    Étaient présents : Andaine, Annie, Yveline, Hugo, Florent, Luc, Philippe, Marine,
    Bernard, Raphaëlle et Romain
    Excusés : Linda, Nelly, Will et Jean-Claude

    1. Annie évoque les difficultés de stockage de La petite épicerie

    Il a été évoqué un manque de place pour stocker certains produits de La petite épicerie (bières et cidres notamment). Décision est prise de faire un peu de place au-dessus du bar et dans la réserve dans la mesure du possible.

    2. Licence entrepreneur.se de spectacle

    Qui l’endosse ?Quelqu’un de l’équipe programmation ?
    Raphaëlle et Hugo ont prévu d’en discuter prochainement.

    3. Point sur le projet de l’École de design

    Les étudiant.e.s de l’École de design développent des projets en lien avec
    l’aménagement intérieur du 3F6S. Suite à leur venue sur place, trois rendez-vous sont prévus dans leur locaux. Hugo s’est engagé à assister la réunion du mercredi, Raphaëlle à celle du jeudi.

    4. Remplacement du piano

    Le vieux piano du bar ne tient pas l’accord. Une solution est à l’étude pour le remplacer. Plusieurs solutions sont évoquées : achat ou récupération d’un piano numérique, achat d’un nouveau piano droit ou emprunt auprès d’une connaissance de Philippe (Alain Fraboul).

    5. Tableau au-dessus du piano

    Remise en service du tableau pour informer de ce qui se passe au 3F6S en plus des concerts, rencontres, etc. Luc va recontacter Lydie pour qu’elle vienne à nouveau écrire les infos.

    6. SCIC

    Le groupe de travail s’est réuni le 2 mars. Une assemblée générale aura lieu le 20 mars 2022 pour présenter le projet de la SCIC et les dernières de ce groupe de réflexion.

    7. Emprunt de mobilier

    L’association Pell’Mèle va emprunter les chaises utilisées sur la terrasse du 3F6S pour son AG.

    8. Anniversaire de l’association North Ferriby

    Afin de participer aux multiples animations programmées pour l’anniversaire de l’Association North Ferriby, un concert du groupe Doctor Robert aura lieu le samedi 12 mars à 20 heures. Par ailleurs, pour l’occasion, la chanson de midi se fera en anglais (Imagine des Beatles). Si certains le souhaitent, ils sont autorisés à décorer les espaces du 3F6S aux couleurs anglaises.

    9. Point affichage horaires d’ouverture du bar

    Les horaires à jour vont être affichés prochainement. Dans un autre temps, il a été rappelé qu’il est important de respecter les horaires indiqués et d’informer, via une pancarte, des fermetures exceptionnelles.

    10. Respect du plan de la terrasse

    Rappel de l’importance de respecter le plan de la terrasse (plan disponible derrière le bar dans la cuisine). Il n’est pas permis d’en modifier l’implantation, même exceptionnellement. Cette autorisation d’installation a été difficilement obtenue. Il serait dommage de la perdre.

    11. Gestion des archives du 3F6S

    Il est posé la question de gérer des archives concernant le 3F6S. Pour le moment, il a été décidé de les classer sur Slack. Karine est d’accord de collecter et réunir la presse. Ghis, quant à lui, les mettra sur Slack.

    12. Demande d’ouverture exceptionnelle

    En cas de demande d’ouverture exceptionnelle, accord de principe si c’est connu assez tôt et qu’il y a assez de bras disponibles.

    13. Programmation

    Discussion avec la programmation à venir concernant la fréquence des spectacles. Il est souhaité de se limiter à deux dates en moyenne. Évocation d’idées pour animer les dimanches (jeux et compagnie).

    14. Point cuisine

    L’équipe cuisine s’essoufle. Deux possibilités de catering sont proposées en remplacement : Petit feu et Karine et Hélène. Un point doit être fait avec Linda à ce propos.

    15. Accès espace de coworking

    Raphaëlle rappelle que les espaces loués sont privés et que l’on ne peut y accéder sans l’accord du locataire.

    16. Occupation des espaces de coworking

    L’association du 3F6S doit prendre le temps de reconsidérer l’occupation d’un espace lorsqu’il se libère.

    17. Ouverture des réunions aux membres des commissions

    Il est rappelé que les réunions sont ouvertes à tous les membres de chaque commission.

    18. Création d’une adresse courriel pour informer les bénévoles du 3F6S

    Raphaëlle va créer une nouvelle adresse afin d’informer les bénévoles des comptes rendus, des dates de réunion du CA. Les bénévoles pourront, par ailleurs, nous y adresser des suggestions.

    19. Point de collecte pour dons à destination de l’Ukraine

    Raphaëlle nous rapporte que Will a demandé l’autorisation de se servir de l’espace du 3F6S comme espace de collecte pour réunir des dons à destination du 3F6S. Le CA y est naturellement enclin.
    Une initiative de ce genre ayant vu le jour dans le même temps à La Petite vrac, sous l’impulsion de Guylaine, cette solution n’a pas abouti.

    20. Accueil d’activités payantes

    Romain propose d’organiser un quizz autour de l’ oenologie. La participation à ce quizz étant payante, l’organisation de ce type d’événement nécessite une discussion et l’accord du CA. Décision a été prise de permettre à Romain d’organiser cette animation.
    Cependant, il est nécessaire de revenir sur cette problématique prochainement.

    21. Estimation du budget alloué à l’anniversaire du 3F6S

    La programmation organise le 14 mars 2022 une réunion pour aborder la question de la Fête d’anniversaire du 3F6S. Cette commission interroge donc le CA sur le montant qui pourra être alloué aux dépenses qui concerneront cet événement. Le CA est d’accord d’y consacrer une somme dont le montant n’a pas encore été tranché.

    22. Subvention FDVA (Fonds pour le développement de la vie associative)

    Yveline propose de faire une demande de subvention pour financer ce qui peut l’être de l’anniversaire du 3F6S. Cette subvention est accordée aux projets qui favorisent, entre autres, les liens entre les bénévoles, la cohésion avec les autres associations et les échanges quels qu’ils soient entre les habitants de la commune et d’ailleurs. Le dossier est à déposer avant le 7 mars 2022 et Yveline a, autour d’elle, une équipe prête à s’y
    atteler (Jean-Yves, Françoise et Olivier). Le CA donne son accord pour cette demande de subvention.
    Yveline nous informe a posteriori que le dossier a été rendu à temps. Il y a été demandé 8000 euros pour la Fête d’anniversaire du 3F6S.

    La prochaine réunion du CA aura lieu le mardi 5 avril 2022 à 20 heures au 3F6S.

  • Changement bureau Préfecture : C’est fait, nous avons reçu l’accusé de réception et Hugo se charge pour “France Connect”.

    Présent : Marine, Raphaëlle, Linda, Romain, Bernard, Hugo, Luc et Philippe.

    Changement bureau Préfecture : C’est fait, nous avons reçu l’accusé de réception et Hugo se charge pour “France Connect”.

    Point petite épicerie : suite à la réunion les malentendus sont réglés et il s'avère que tout va bien de chaque côté. La petite épicerie ajoutera sur le planning du 3f6s les éventuelles inventaire/réunion ou autre pour éviter des situations qui les empêcherait de bien faire ce qu'ils souhaitaient. Pas de soucis de cohabitation et fin de la séparation entre les deux parties du bar pendant l'épicerie car aucun problème n'a été reporté ni d'un côté ni de l'autre.

    Récap’ réunion musique actuelle (Will) reporté de nouveau.

    Bilan pour la commission communication :
    Marine avec Florent s’occupe de porter les infos sur Instagram et Facebook et assure l’envoie de “La lettre des nouvelles”.

    Demande de la commission cuisine : Linda et Karine assurent parfaitement bien leurs rôles , et elles n’ont pas besoin de l’aval de CA. Il est à noter qu’il serait bien de mettre une crédence derrière la plaque de cuisson.

    Point occupation du lieu :
      Lundi : libre (peut être le conserver pour les réunions de gestion du lieu ?), le lundi soir, une fois par mois, répétition des Pam Pam Girls (les dates sont mouvantes)
      Mardi : ONP dès 18h30
      Mercredi : Flamenco et de temps en temps (1x fois pas mois max) les "Rendez Vous de l'estuaire"
      Jeudi : Bar, 1 x fois par mois apéro lecture ( Le jeudi à 18h30 (27 janvier, 24 février, 17 mars, 7 avril, 12 mai) et bien sûr soirées jeux, tarot et autres
      Vendredi : Bar + petite épicerie
      Samedi : matin bar, soir bar quand concert + proposition cuisine repas/chanson
      Dimanche : fin de journée, bar. (English coffee ?). Trouver des activités pour faire venir du monde/demander aux adhérents leur avis, qu'ils proposent des animations, etc.

    Il est précisé de nouveau que toutes les personnes qui possèdent une clé le signalent sur la liste qui est affichée dans la cuisine du 3f6s.

    Dernier CA : Besoin d’affiner la convention de prêt du 3f6s (3versions/cas de figure possibles). Nécessité de rédiger un mode d’emploi pour le bar (pour les bénévoles du 3f6s comme pour les assos en visite). Rappel : on refuse les soirées privées type anniversaires, etc. Rien de plus a été signalé.

    Chorale : Pas de deuxième créneau, possibilité (en fonction des pass) de revenir chanter au 3f6s de 10h à 11h, le CA est ok avec cette proposition.

    Pour info l’ONP c’est parti…

    Achats : Voir pour un tapis pour la scène, pour les tabliers, suite au devis communiqué par Romain, nous envisageons d’autres possibilités (peut être les faire nous-même.
    Luc se charge de voir pour mettre des ampoules LED.

    La proposition de Françoise pour le “Troc Fringues” est acceptée et se déroulera le 6/02 de 14h à 16h.

20213 comptes rendus

  • CA du 14/12/2021
    1. Le changement de bureau auprès de la Préfecture n’a pas encore été effectué.
      Raphaëlle va s’en charger.
    2. Projet de SCIC : a pris du retard en raison de la pandémie/des confinements, mais c’était l’idée dès le début de l’aventure du 3f6s. La réflexion est toujours en cours.
      Jean-Yves a avancé sur des exemples de statuts. Une réunion aura lieu le 15 décembre (on en saura donc plus à la prochaine réunion du CA).
    3. Récap’ réunion musiques actuelles (Will) - reporté
    4. Explication / présentation « sos asso » (aide pour salarier, relation mairie, terrasse, achat collectif ...) (Will) - reporté
    5. Bilan slack : plutôt positif, déjà 18 personnes l’ont rejoint. Il faudrait régler les notifications par défaut, afin de ne recevoir que les mentions et les CR et d'éviter d’être noyé sous une pluie de notifications. Rediriger les mails contact et com vers slack. Certaines adresses @retzien font doublons car ne fonctionne pas comme un groupement de mails. Ajouter le fichier qui référence tous les bénévoles dans slack pour pouvoir y accéder facilement (Ghislain). Refaire un tuto par mail ?
    6. Linda souhaite remettre en place les ateliers cuisine pour préparer les repas des artistes.
    7. Longue liste d’attente pour s’inscrire à la chorale. Souhait d’ouvrir un deuxième créneau, peut-être le jeudi soir.
    8. Besoin d’affiner la convention de prêt du 3f6s (3 versions/cas de figure possibles). Nécessité de rédiger un mode d’emploi pour le bar (pour les bénévoles du 3f6s comme pour les asso en visite). Rappel : on refuse les soirées privées type anniversaires, etc.
    9. On a retrouvé la charte du CA ! Elle sera à ajouter au règlement intérieur une fois modifiée/validée.
    10. Réseau national des bars et cantines : on continue à diffuser les infos par mail + slack (créer nouveau canal). Destinataires : CA, référents, commissions. Des formations sont proposées, si quelqu’un est intéressé, qu’il se manifeste.
    11. Compta par Jean-Yves : petit bilan des recettes du bar entre le 01/09 et le 30/11 :
        2019 - 32 600 euros
        2020 - 8 000 euros (bar fermé en novembre)
        2021 - 4 530 euros (bar réouvert à partir de mi-octobre)
    12. Achats à effectuer pour le 3f6s :
      - un meuble pour ranger les jeux de sociétés
      - des caisses de rangement et un tapis type tatami/motricité pour le coin enfant
      - un tapis pour la scène musicale
      - des tabliers pour l’équipe bar (noir avec imprimé + poches, devis en
      attente) - ok, même si tout le monde n’en voit pas le besoin
      - nouveaux éclairages, remplacer ampoules 50W par des LED
      - un canapé pour créer un coin cosy
      - des fléchettes pour le jeu apporté par Hugo
      - des couteaux à huître, des couteaux qui coupent et des planches à
      découper (Laurent du chantier Marlo peut nous en fournir)
    13. Projet naissant : création de l’Orchestre National du Pellerin. Première réunion prévue le 17/12.
    14. Rappeler que les réunions du CA sont ouvertes à toutes les commissions. Envoyer l’ordre du jour en avance. Mettre les CR du CA sur le site et l’annoncer dans la lettre des nouvelles.

    Prochaine réunion du CA prévue le 11/01/2022 à 20h.

  • Bilan de la réouverture · Point sur les différentes commissions · Communication · Point Déco/jeux · Point sur la création d’une SCIC…

    Étaient présents : Bernard, Marine, Romain, Hugo, Florent, Philippe, Jean-Claude, Raphaëlle et Nelly.
    Excusés : Linda, Luc et Will.

    Bilan de la réouverture

    Le ressenti des équipes est plutôt positif. Après un timide redémarrage tant du côté des bénévoles que du côté public, le rythme semble peu à peu reprendre avec entrain et bonne humeur.
Des nouveaux dans l’équipe bar sont désireux de s’investir et le planning se remplit plus facilement.

    Niveau sanitaire, les vérifications des « pass » se font en douceur et jusqu’à maintenant il n’a été signalé aucun contrôle des autorités...
    Il est cependant URGENT que la commission Bar se réunisse afin d’organiser ou de réorganiser :

    La liste et les attributions des référents,
    La formation des nouveaux bénévoles,
    Un rappel des tâches à accomplir surtout lors des fermetures (ménage, arrêt des machines etc...)
    L’accueil des nouveaux adhérents

    Point sur les différentes commissions

    Sont actives les commissions suivantes :
    Bar, programmation, librairie, travaux et entretien, SCIC et coworking.
    Évocation de la création d’une commission « échange de savoirs » (atelier pell’mêle brico mais pas que).

    Communication

    Le 3F6S est désormais sur Facebook et Instagram (Marine en est l’administratrice principale).
    L’appli SLACK voit également le jour. Les administrateurs sont Florent et Hugo.
    Pour faire simple, c'est une sorte de forum qui facilite la communication... On y trouve des espaces dédiés appelés canaux qui rassemblent les personnes et les infos pertinentes. On peut y envoyer des messages, centraliser les documents, images etc, collaborer, y poser des questions, y effectuer des recherches ...

    Son but est d'alléger les échanges par mail et centraliser toutes les informations en un seul lieu ressource. Les échanges sont lisibles par tous et facilitent la transparence des réunions pour que tout le monde ait la possibilité, simplement, d’être à jour sur les points qui l’intéresse.

    Le Ca et,bientôt, l’équipe prog rejoignent le slack. Lien pour s’y rendre : http://slack.3francs6sous.org/

    Des précisions seront apportées prochainement par Hugo et Florent.

    Point Déco/jeux

    Une première idée est de rendre le lieu encore plus chaleureux, voir un peu plus cosy pour les soirées. On pourrait imaginer des sièges plus confortables, un éclairage plus chaud avec des lampes de couleur par exemple...
    Une deuxième idée est d’enrichir la ludothèque afin de stimuler les envies d’échanger entre adhérents en particulier les plus jeunes (qui accompagnent leurs parents...).

    Romain à déjà lancer un mail pellemele à ce sujet.
    Mélodie Q veut bien faire un petit rafraîchissement du coin enfant.
    Note pour plus tard: il faudrait des caisses pour mieux ranger l’espace enfants, si vous en trouvez au retzervoir...
    Quelques contraintes tout de même au niveau de la grande salle: on doit pouvoir facilement bouger et libérer l’espace pour les spectacles, réutiliser le mobilier comme assise ...
    Toute proposition sera étudiée.
    Hugo & Mélo Q sont pour le moment référents de cette nouvelle commission.

    Point sur la création d’une SCIC

    Le rachat des murs et fonds de commerce du 3f6s prend la forme d’une société coopérative d'intérêt collectif.
    Jean-Yves a émis l’idée de créer une association de préfiguration pour monter le financement.

    Un point plus précis sera fait dans le courant du mois de janvier.

    Point Convention d’occupation des lieux

    Reste 3 Convention à décliner : Asso quand ouverture au public Asso quand réunion privée Résidences d’artistes

    Il faut également faire une annexe qui couvre les différents points: ménage, bonne utilisation du lieu, prix des fûts, etc...)

    Divers

    Raphaëlle se charge d’envoyer la composition du nouveau bureau à la préfecture et de modifier les statuts (petits détails à modifier comme la période de cotisation etc...)
    Le compte rendu de l’AG n’a pas encore été envoyé à tous les adhérents mais on s’en occupe.

    La récap’ réunion musiques actuelles devant être présentée par Will est reportée au prochain CA.

    CR rédigé par Nelly et validé/enrichi par le reste du CA.

    Prochain CA prévu le 14 décembre 2021 à 20H

  • Communication (site internet, newsletter, affichage dans le bar) · Relation avec la mairie et les institutions · Relation avec les autres…

    Étaient présent : Hugo, Florent, Marine, Romain, Will, Bernard, Raphaëlle, Philippe et Nelly. Excusés Luc, Linda et Jean-Claude.

    Bienvenue aux nouveaux CAtistes ! Will nous rappelle à tous quel est le rôle d'un CA dans une association Rappel des statuts. Ils seront joints à ce compte rendu.

    1. Bilan avant réouverture et réunion équipe bar :

    La réouverture du bar prendra effet le jeudi 21 octobre 2021. Les jours d'ouverture seront les jeudi et samedi, car il va falloir réfléchir à l’organisation du vendredi avec la petite épicerie (la petite épicerie ne nécessite pas de pass). A rediscuter rapidement. Voyons en faisant. Et peut être en rediscuter avec Charles ?

    Pour le dimanche c'est en statut quo, ça sera à voir avec les bénévoles partant. A voir en faisant aussi donc.

    Le nombre des bénévoles bar a baissé. À voir avec la réouverture si ça se confirme. En ce qui concerne les personnes qui contrôlent, les équipes seront formées avec au moins une personne sur un créneau qui peut (veut) contrôler.

    Le matériel pour le contrôle est opérationnel. Il suffit de charger une base de donnée sur une tablette ou un smartphone. D'ici peu, une tablette, venant de Bruno sera mise à dispo pour cela.

    1. Éclaircissement des rôles de président :

    On s'en est arrêté à un rôle de représentation extérieur, en plus bien sûr, des responsabilités qui sont inhérentes à un président d'asso. (https://www.associations.gouv.fr/la-responsabilite-des-dirigeants.html)

    Soit, en autre, avec la mairie (relation avec les différents services et fonctionnaires territoriaux) , Yveline souhaite rester sur le coup et faire une transition douce avec le nouveau bureau de l'association.

    En cours avec la mairie une demande de terrasse pour la semaine est toujours en cours. Nous sommes en attente d'un retour officiel. Projet de demande de RDV pour faire une mise au point.

    1. Élection du Bureau :

    Une seule candidature pour le poste de président : Hugo Pacaud.
    Élu à l’unanimité par les membres présents du CA. Hugo est donc le nouveau président de l'association 3 Francs 6 Sous.

    Candidature pour le poste de vice-président : Raphaëlle Duquesnoy soit une seule candidature.
    Élue à l’unanimité par les membres présents du CA. Raphaëlle est donc la nouvelle vice-présidente de l'association 3 Francs 6 Sous.

    Candidature pour le poste de Trésorier : Bernard Bellot soit une seule candidature
    Élu à l’unanimité par les membres présents du CA. Bernard reste le trésorier de l'association 3 Francs 6 Sous.

    Candidature pour le poste de vice- Trésorier : Nelly soit une seule candidature
    Élue à l’unanimité par les membres présents du CA. Nelly est la nouvelle vice - trésorière de l'association 3 Francs 6 Sous.

    1. Redéfinitions et redispatch des tâches au sein du CA suite au congé de Yveline

    Coordination extérieure (mail contact) et en interne (relation entre les équipes et commissions) Les mails entrant sur le mail contact@ sont redispatchés par Hugo et Florent

    Création d'un "discord" pour gérer les infos et sujets reçues/en cours/à gérer et les comptes rendus du CA. (Mais à quoi sert donc Discord ? La plateforme permet de créer des "serveurs" au sein desquels les utilisateurs peuvent ajouter différents salons et catégories de conversation. Ils peuvent ensuite discuter sur le chat, à l'écrit comme à l'oral, et s'appeler en vidéo.)

    En interne, pour rappel, c'est toujours Philippe qui gère les planning d'occupation du lieu lors de la fermeture du bar. Soit les animations, résidences ...
    Yveline gère le framagenda pour les demandes d'occupation par les assos.
    Lien framagenda : https://framagenda.org/index.php/apps/calendar/p/EPswMDFYN5cs4pNH/dayGridMonth/now

    - Question en suspend (Linda ;) ) Où en sommes nous sur la rédaction de la convention d'occupation du lieu ?

    La convention est rédigée, mais pas le mode d'emploi du lieu (ménage et rangement, et tout çà tout çà). Yveline attend que le CA valide cette convention pour la présenter aux assos.

    Communication (site internet, newsletter, affichage dans le bar)

    La newsletter à l'intention des adhérents est géré par Florent pour le mailjet et Yveline pour l'écriture.

    Marine et Romain en coup de main, se propose de créer un instagram (et un facebook synchronisé) afin de communiquer sur les réseaux sociaux et toucher un autre type de public (s'inscrit dans la volonté d'ouverture pour atteindre un nouveau public)
    Florent propose de gérer des outils de jumelages des infos programmations (et autres) entre les réseaux sociaux et le site du 3F6S.

    Pour la communication papier, nous comptions toujours sur Gyslain pour la création de visuels.
    Également, il y aura toujours les affiches des événements affichées sur la vitrine du bar.
    Et nous comptons toujours sur Lydie (Bernard en contact) pour écrire les infos sur les tableaux du bar, comme cela à toujours était fait jusque là.

    Relation avec la mairie et les institutions

    Comme vu sur la mise au point du rôle de président, Yveline souhaite rester sur le coup et faire une transition douce avec le nouveau bureau de l'association.

    Relation avec les autres associations et bars associatifs

    Beaucoup d'infos sont à récupérer de Yveline et de Charles.
    Will nous propose de nous pencher sur une platerforme (peux tu nous rappeler le nom ?) qui a pour but de gérer des problématiques qu'ont les associations type organisation interne, complexité de gestion, recherche de fonds, démarche diverses. Et la question de l'embauche d'un salarié aussi qui pourrait être un poste de coordinateur de projet et d'équipe. A méditer et rediscuter donc.
    Mais aussi, autre exemple de problématique : l'achat collectif du lieu.
    Y a de quoi faire.

    Aussi, Will va se rendre à la réunion pôle des musiques actuelles qui est une mise en relation des associations régionales à propos des législations par rapport aux musiques amplifiées. La journée est mardi prochaine à Chemillé. Seul Will peut y aller, il serait notre entreprenant officiel dans ses multiples casquettes.

    Prochaine réunion du CA, le mardi 16 novembre à 20h.

Au Trois Francs Six Sous - 2 rue du Dr Sourdille - 44640 Le Pellerin - France
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